Eine Shotlist legt fest, welche Fotos und Videoszenen am Messestand entstehen sollen, wofür sie gebraucht werden und wann. Dieser Ratgeber liefert eine Vorlage, die wichtigsten Grundmotive und Beispiele für unterschiedliche Messeziele.
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Ohne Shotlist fotografiert ein guter Fotograf trotzdem gute Bilder. Aber nicht unbedingt die, die Sie später brauchen. Das Foto der Geschäftsführung mit dem wichtigsten Kunden, die neue Maschine im Detail, das Hochformat für den Recruiting-Beitrag: Wenn das niemand vorher aufschreibt, fehlt es am Ende.
Eine Shotlist ist eine gemeinsame Liste zwischen Ihnen und dem Team hinter der Kamera. Sie beantwortet drei Fragen: Was soll aufgenommen werden, wofür wird es verwendet, und wann ist der richtige Zeitpunkt? Sie ersetzt nicht das Auge des Fotografen, sondern sorgt dafür, dass die Pflichtmotive sicher im Kasten sind und der Rest der Zeit für spontane Situationen bleibt.
Eine Shotlist sollte auf eine Seite passen. Wer zwanzig Seiten schreibt, bekommt am Messetag niemanden, der sie liest. Eine kurze, klare Liste dagegen hängt am Stand, und jeder im Team kann nachsehen, was noch fehlt.
Bewährt hat sich eine einfache Tabelle mit sechs Spalten. Sie lässt sich als Tabellendokument anlegen und ausgedruckt am Stand hinterlegen.
| Motiv | Zweck | Format | Zeit | Kontakt | Prio |
|---|---|---|---|---|---|
| Stand leer, diagonal vom Hauptgang | Website, Pressemappe | Quer | vor Einlass | Standleitung | A |
| Beratungsgespräch am Exponat | LinkedIn, Vertrieb | Quer und hoch | Vormittag | Vertrieb | A |
| Geschäftsführung mit Schlüsselkunde | Newsletter | Quer | nach Termin | Assistenz | A |
| Produktdetails, drei Motive | Onlineshop, Katalog | Quer | Nachmittag | Produktmanagement | B |
| Teamfoto | Karriereseite | Quer | Schichtwechsel | Standleitung | A |
Die Spalte Priorität ist die wichtigste. A bedeutet: muss auf jeden Fall entstehen. B bedeutet: gern, wenn es die Situation hergibt. So weiß der Fotograf, worauf er achten muss, wenn der Stand plötzlich voll ist.
Bei mehrtägigen Messen ergänzen Sie eine Spalte für den Tag. Standansichten ohne Besucher entstehen am besten am ersten Morgen, wenn alles neu ist. Kundentermine, Bühnenauftritte und Pressegespräche verteilen sich dagegen oft auf mehrere Tage und sollten dem richtigen Drehtag zugeordnet sein.
Unabhängig von Branche und Messe tauchen dieselben Motive in fast jeder Shotlist auf:
Denken Sie bei jedem Motiv an den späteren Einsatz. Ein Website-Header braucht ein Querformat mit Freiraum für Text, ein LinkedIn-Beitrag funktioniert quer oder leicht hochkant, Stories nur im Hochformat. Wenn Sie wissen, dass ein Motiv als Banner eingesetzt wird, schreiben Sie das in die Spalte Zweck. Dann lässt der Fotograf links oder rechts genug Platz für Ihre Überschrift.
Ab hier hängt die Shotlist davon ab, was Sie mit der Messe erreichen wollen. Vier typische Schwerpunkte:
Viele Gesprächsfotos, Produkt im Einsatz, Hände am Gerät, Tablet mit Konfigurator, Besprechungsecke mit Kunden. Dazu Porträts der Vertriebsansprechpartner für E-Mail-Signaturen und Nachfass-Mails.
Standarchitektur aus mehreren Blickwinkeln, Logo und Lichtstimmung, Besucherandrang, Bühnenmomente, Hochformat für Social Media.
Team im Gespräch, junge Kolleginnen und Kollegen am Exponat, Teamfoto, kurze Statements zur Arbeit im Unternehmen. Hier lohnt sich oft ein eigenes Recruiting-Video.
Enthüllung oder Präsentation des Produkts, Geschäftsführung am Produkt, freigestellte Produktdetails, Pressegespräche, soweit die Beteiligten einverstanden sind.
Für Video braucht die Shotlist einen eigenen Block, weil andere Aufnahmen gefragt sind: Bewegung, Ton, Abläufe. Ein 30-Sekunden-Highlight lebt von kurzen Einstellungen, ein 90-Sekunden-Messefilm braucht zusätzlich Interviews und einen roten Faden.
Was im Hochformat gut funktioniert, beschreibt der Ratgeber Vertikale Clips von der Messe. Formate und Längen im Überblick finden Sie bei der Messefilm-Produktion.
Schicken Sie die Shotlist etwa eine Woche vor der Messe an Fotograf und Videograf. So bleibt Zeit für Rückfragen, zum Beispiel zu Motiven, die zu einer bestimmten Uhrzeit schwer umsetzbar sind. Was ein Fotograf außerdem vorher wissen sollte, steht im Ratgeber Messefotograf briefen.
Am Messetag liegt ein Ausdruck am Stand, und eine Person im Team ist Ansprechpartner. Termine mit fester Uhrzeit, etwa ein Kundenbesuch, gehören in einen gemeinsamen Zeitplan. Wie Sie den Tag aufteilen, zeigt der Ratgeber Zeitplan für Foto und Video am Messetag.
Drei Fehler sehen wir in Shotlists immer wieder: zu viele A-Motive, sodass keine Priorität mehr erkennbar ist, Termine ohne Uhrzeit und Motive ohne Ansprechpartner. Wenn niemand weiß, wann der Schlüsselkunde kommt, verpasst auch der beste Fotograf den Moment.
Bei Pixer gehen wir die Shotlist vor Einlass kurz mit Ihnen durch und haken A-Motive im Laufe des Tages ab. Die ersten Bilder erhalten Sie meist noch am selben Tag, die vollständige Auswahl innerhalb von 24 Stunden nach Messeende.
Eine Shotlist, die niemand liest, hilft niemandem. Eine Seite reicht.
Motiv, Zweck, Format, Zeit, Kontakt und Priorität.
A-Motive müssen entstehen, B-Motive, wenn die Situation es erlaubt.
Leads, Marke, Recruiting oder Presse verlangen unterschiedliche Motive.
Bewegung, Ton, Interviews und Hochformat bekommen einen eigenen Block.
Früh genug schicken, damit Rückfragen geklärt werden können.
So viele, wie auf eine Seite passen. Wichtiger als die Zahl ist die Priorität: Die A-Motive sollten sich in der gebuchten Zeit sicher umsetzen lassen, der Rest bleibt flexibel.
Ein eigener Block in derselben Liste genügt. Er beschreibt Szenen mit Bewegung, Interviews und die gewünschten Formate, etwa 30 Sekunden, 90 Sekunden oder Hochformat.
Etwa eine Woche vor der Messe. Dann bleibt Zeit für Rückfragen, und Termine mit fester Uhrzeit lassen sich einplanen.
Dafür gibt es die Prioritäten. Fällt ein Termin aus, rückt ein B-Motiv nach. Wichtige A-Motive können oft am Nachmittag oder am nächsten Tag nachgeholt werden.
Meist das Marketing, mit kurzen Rückmeldungen aus Vertrieb und Standleitung. Der Vertrieb weiß, welche Kundentermine anstehen, die Standleitung kennt den Ablauf am Stand.
Ja, und das sollte er auch. Die Shotlist sichert die Pflichtmotive. Spontane Situationen am Stand ergeben oft die lebendigsten Bilder.
Mit einer klaren Shotlist wird aus der gebuchten Zeit das Maximum an verwendbaren Bildern. Schicken Sie uns Ihre Messe und Ihre Wunschmotive, wir melden uns mit einem Vorschlag.
Antwort innerhalb von 24 Stunden. In Messewochen ist WhatsApp am schnellsten.
