Leerer Stand am Morgen, Gespräche am Vormittag, Interviews in ruhigen Phasen, Stimmung am Abend. Dieser Ratgeber zeigt, in welcher Reihenfolge Sie Foto und Video am Messetag planen und wie Sie 2, 4 oder 8 Stunden Produktion sinnvoll legen.
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Ein Messetag hat einen eigenen Rhythmus. Vor dem Einlass ist der Stand aufgeräumt, das Licht ruhig und das Team entspannt. Kurz nach der Öffnung kommen die ersten Besucher, gegen Mittag wird es voller, am Nachmittag ermüden Team und Teppich. Wer Foto und Video ohne Plan bucht, bekommt deshalb oft viele ähnliche Bilder aus derselben Stunde und keine einzige Aufnahme des leeren, sauberen Stands.
Ein Zeitplan löst drei Probleme gleichzeitig: Jedes Motiv wird dann aufgenommen, wenn die Bedingungen dafür am besten sind. Ihr Standteam weiß, wann es vor der Kamera gebraucht wird und wann es ungestört verkaufen kann. Und die gebuchten Stunden landen dort, wo sie den meisten Nutzen bringen, statt in Wartezeit.
Die Grundlage ist eine kurze Shotlist mit Pflichtmotiven. Wie Sie diese aufbauen, lesen Sie im Ratgeber Shotlist für die Messe erstellen. Der Zeitplan ordnet diese Motive dann den Phasen des Tages zu.
Die genauen Öffnungs- und Zugangszeiten unterscheiden sich von Messe zu Messe. Prüfen Sie die Angaben im Ausstellerhandbuch des Veranstalters und rechnen Sie von dort rückwärts. Als Orientierung hat sich diese Einteilung bewährt:
| Phase | Was aufgenommen wird | Warum dann |
|---|---|---|
| Vor dem Einlass | Stand ohne Besucher, Totale, Produktdetails, Teamfoto | Aufgeräumt, keine Passanten im Bild, Team noch frisch |
| Erste Stunde nach Öffnung | Erste Gespräche, Begrüßungen, Laufwege | Sichtbarer Betrieb, aber noch Platz für saubere Perspektiven |
| Vormittag bis Mittag | Gesprächsfotos, Produktvorführungen, vertikale Clips | Der Stand ist belebt, Aktivität wirkt echt |
| Ruhigere Phase | Interviews, Statements, Kundenstimmen | Weniger Hallenlärm, Gesprächspartner haben Zeit |
| Später Nachmittag und Abend | Standparty, Networking, Abbau-Atmosphäre auf Wunsch | Emotionale Momente, die den Tag abrunden |
Wann die ruhigere Phase kommt, ist von Messe zu Messe verschieden. An Fachbesuchertagen ist die Mittagszeit oft voller als erwartet, am letzten Messetag wird es häufig schon am Nachmittag ruhiger. Fragen Sie Ihr Standteam, wie es im Vorjahr lief, oder planen Sie Interviews mit festen Terminen statt nach Gefühl.
Nicht jeder Aussteller braucht einen ganzen Tag Produktion. Entscheidend ist, dass die gebuchten Stunden die wichtigsten Phasen treffen.
Legen Sie die zwei Stunden an den Tagesbeginn: die letzte halbe Stunde vor dem Einlass für Standfotos und Teamfoto, danach die erste Besucherwelle für Gesprächsfotos und das Material für den 30-Sekunden-Highlight-Clip. Alternativ passen die zwei Stunden um einen festen Programmpunkt herum, etwa eine Produktvorstellung.
Vier Stunden reichen vom Aufwärmen vor dem Einlass bis in die Mittagszeit. Damit sind Standfotos, Gespräche, Produktdetails und zwei vertikale Clips abgedeckt. Wenn Ihr wichtigster Termin am Nachmittag liegt, verschieben Sie das Fenster entsprechend.
Der ganze Tag erlaubt alle fünf Phasen, dazu Interviews für den 90-Sekunden-Film. Planen Sie hier bewusst Pausen für das Team vor der Kamera ein und legen Sie zwei feste Interviewfenster fest, eines am Vormittag und eines in der ruhigeren Phase.
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Interviews sind der Teil des Tages, der am häufigsten verrutscht. Der Geschäftsführer steckt im Kundengespräch, der Partner kommt später als angekündigt, der Nachbarstand startet seine Musik. Drei Regeln helfen:
Weitere feste Termine gehören ebenfalls in den Plan: Besuch eines Verbandsvertreters, Vorführungen zur vollen Stunde, ein Vortrag auf der Hallenbühne. Schicken Sie dem Team vor Ort eine einfache Liste mit Uhrzeit, Ort und Ansprechpartner. Wie ein gutes Interview am Stand abläuft, beschreibt der Ratgeber Interview am Messestand.
Der Zeitplan endet nicht mit der letzten Aufnahme. Überlegen Sie vorher, wann welches Material veröffentlicht werden soll. Bei Pixer kommen die ersten Fotos in der Regel noch am selben Tag, die vollständige Lieferung folgt innerhalb von 24 Stunden nach Messeende. Das erlaubt einen einfachen Rhythmus:
Klären Sie außerdem, wer im Unternehmen die Auswahl freigibt und wer postet. Wenn die Zentrale in einer anderen Zeitzone sitzt, legen Sie die Freigabe so, dass sie am Morgen der Zentrale vorliegt. Mehr dazu im Ratgeber Messe-Content in 24 Stunden veröffentlichen.
Die halbe Stunde vor dem Einlass ist die beste Zeit für Standfotos ohne Besucher und das Teamfoto.
Wenn der Stand belebt ist, entstehen echte Gesprächsfotos und Material für Clips.
10 bis 15 Minuten pro Person, mit Puffer und vorab verschickten Fragen.
2 Stunden an den Tagesbeginn, 4 Stunden bis Mittag, 8 Stunden für alle Phasen.
Uhrzeit, Ort und Ansprechpartner für jeden festen Termin, verteilt vor dem Messetag.
Erste Fotos am selben Tag, vollständige Lieferung innerhalb von 24 Stunden.
Idealerweise vor dem Einlass der Besucher. Nur dann sind Standfotos ohne Passanten und ein ruhiges Teamfoto möglich. Klären Sie im Ausstellerhandbuch, ab wann Aussteller in die Halle dürfen.
Für Standfotos, Gesprächsfotos, einen 30-Sekunden-Highlight-Clip und einen vertikalen Clip ja, wenn die zwei Stunden am Tagesbeginn liegen. Für Interviews und einen längeren Film sollten Sie mehr Zeit einplanen.
Meist der erste oder zweite Tag. Der Stand ist frisch, das Team motiviert und das Material kann noch während der Messe veröffentlicht werden. Am letzten Tag wird es oft früher ruhig.
Rechnen Sie mit 10 bis 15 Minuten pro Person, inklusive Ton-Check und einer zweiten Antwort. Mit vorab verschickten Fragen geht es schneller.
Bei Pixer kommen die ersten Fotos in der Regel noch am selben Tag. Die vollständige Lieferung von Fotos und Videos erfolgt innerhalb von 24 Stunden nach Messeende.
Schicken Sie uns Messe, Standnummer und Ihre festen Termine. Wir schlagen Ihnen einen Zeitplan vor, der zu Ihrem Paket passt.
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