Wie viele Leute braucht ein Messestand? Rollen und Schichten

Die Frage richtig stellen

Eine feste Formel für die Teamgröße gibt es nicht, auch wenn manche Checklisten das suggerieren. Die Fläche allein sagt wenig: Ein kleiner Stand mit Live-Demo braucht mehr Leute als ein großer Stand mit einer ruhigen Ausstellung. Sinnvoller ist es, von drei Fragen auszugehen:

1. Wie viele Gespräche sollen gleichzeitig möglich sein? Zählen Sie Sitzplätze, Stehtische und Demo-Stationen. Jeder Platz, an dem ein ernsthaftes Gespräch stattfinden soll, braucht eine Person.
2. Welche Rollen fallen zusätzlich an? Empfang, Technik, Lead-Erfassung, Bewirtung. Manche davon lassen sich bündeln, andere nicht.
3. Wie lange ist die Messe geöffnet? Meist den ganzen Tag, oft über drei bis fünf Tage. Die genauen Öffnungszeiten nennt der Veranstalter. Niemand hält das ohne Pausen und Wechsel konzentriert durch.

Aus diesen drei Antworten ergibt sich die Zahl der Personen, die gleichzeitig am Stand sein müssen, und daraus die Größe des gesamten Teams. Welche Ziele Sie mit den Gesprächen verfolgen, klären Sie am besten vorher, zum Beispiel mit dem Ratgeber Messeziele definieren.

Die Rollen am Stand

Auch wenn eine Person mehrere Rollen übernimmt, sollte klar sein, wer wofür zuständig ist. Diese Rollen kommen an fast jedem Stand vor:

• Standleitung. Hat den Überblick, entscheidet bei Problemen, hält Kontakt zum Veranstalter und zum Standbauer. Sollte selbst nicht dauerhaft in Gesprächen gebunden sein.
• Empfang am Gang. Spricht Besucher an, klärt kurz das Anliegen und übergibt an die passende Fachperson. Diese Rolle entscheidet oft, ob jemand stehen bleibt.
• Fachberater und Vertrieb. Führen die eigentlichen Gespräche. Ihre Zahl ergibt sich aus den Gesprächsplätzen.
• Technik und Demo. Betreut Maschinen, Software oder Vorführungen, damit Fachberater nicht mitten im Gespräch zum Techniker werden.
• Lead-Erfassung. Sorgt dafür, dass jedes Gespräch dokumentiert wird. Kann beim Empfang oder bei den Fachberatern liegen, braucht aber eine klare Zuständigkeit.
• Bewirtung. Kaffee, Wasser, Aufräumen. An größeren Ständen oft ein externer Dienstleister.

Hinzu kommen Rollen, die nur zeitweise gebraucht werden: Dolmetscher für bestimmte Termine, ein Sprecher für einen Vortrag, das Foto- und Videoteam.

Schichten und Pausen planen

Ein Messetag ist anstrengender, als er von außen aussieht: Stehen, Lärm, trockene Hallenluft, viele Gespräche in kurzer Zeit. Wer acht Stunden ohne Pause am Stand steht, führt am Nachmittag schlechtere Gespräche als am Morgen.

Bewährte Grundregeln

• Schichten von drei bis vier Stunden. Zwei Schichten pro Tag, mit Überschneidung zur Mittagszeit, wenn viele Besucher kommen.
• Pausen fest einplanen. Nicht nach dem Motto: wenn gerade nichts los ist. Dann macht nie jemand Pause.
• Erste und letzte Stunde stark besetzen. Morgens kommen oft die Besucher mit festen Terminen, abends die, die noch schnell etwas klären wollen.
• Abendveranstaltungen berücksichtigen. Wer abends Kunden trifft, sollte am nächsten Morgen nicht die erste Schicht haben.

Rechnen Sie für jede Person, die dauerhaft am Stand sein muss, mit einer zweiten Person zur Ablösung. Bei mehrtägigen Messen ist es sinnvoll, eine zusätzliche Person als Reserve für Krankheit oder verspätete Anreise einzuplanen. Was bei Ausfällen zu tun ist, beschreibt der Ratgeber Notfallplan für die Messe.

Drei Beispielrechnungen

Diese Beispiele zeigen die Denkweise, keine Norm. Ihre Zahlen hängen von Branche, Messe und Zielen ab.

• Kleiner Stand mit einem Stehtisch und einer Produktwand. Gleichzeitig am Stand: zwei Personen, eine im Gespräch, eine am Gang. Mit Ablösung und Pausen: ein Team von drei bis vier Personen.
• Mittlerer Stand mit drei Gesprächsplätzen und einer Demo. Gleichzeitig: drei Fachberater, eine Person für Demo und Technik, eine am Empfang. Mit zwei Schichten: acht bis zehn Personen, die Standleitung eingeschlossen.
• Stand mit Bühne oder Launch. Wie oben, zusätzlich Moderation, Bühnentechnik und zu festen Zeiten ein Foto- und Videoteam.

Prüfen Sie vorab, wie viele Ausstellerausweise im Standpaket enthalten sind und was zusätzliche kosten. Das regelt jeder Veranstalter selbst, Details stehen im Ausstellerhandbuch.

Externe Unterstützung sinnvoll einsetzen

Nicht jede Rolle muss aus dem eigenen Haus kommen. Gerade Aussteller, die aus dem Ausland anreisen, arbeiten oft mit einem kleinen Kernteam und ergänzen vor Ort:

• Hostessen und Empfangspersonal für Ansprache und Bewirtung, am besten mit einer kurzen Einweisung ins Produkt.
• Dolmetscher für Termine mit Kunden, die weder Englisch noch Ihre Sprache sprechen.
• Foto und Video von einem lokalen Team, damit niemand aus dem Standteam mit dem Handy fotografieren muss.

Den letzten Punkt unterschätzen viele. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter nebenbei fotografiert, fehlt er im Gespräch, und die Bilder sind selten gut. Bei Pixer arbeiten wir mit einem kleinen Team von zwei bis drei Personen, das sich am Stand bewegt, ohne Gespräche zu unterbrechen. Wie Sie Ihr Standteam auf die Kamera vorbereiten, lesen Sie im Ratgeber Standpersonal briefen.

Das tägliche Briefing: zehn Minuten vor Hallenöffnung

Auch das richtig bemessene Team funktioniert nur, wenn jeder weiß, was heute ansteht. Ein kurzes Treffen vor Hallenöffnung klärt die wichtigsten Punkte:

1. Wer ist in welcher Schicht, wer übernimmt welche Rolle?
2. Welche Kundentermine und Führungen sind geplant, und wer betreut sie?
3. Gibt es feste Zeiten für Demos, Vorträge oder Fotos, bei denen bestimmte Personen am Stand sein müssen?
4. Was lief gestern gut, was nicht? Ein, zwei Sätze reichen.
5. Wie viele Leads wurden erfasst, und wo hakt die Erfassung?

Hängen Sie Schichtplan und Tagesplan sichtbar im Lagerraum auf. Dann muss niemand in der Messehalle nach dem Handy greifen, um nachzusehen, wann die eigene Pause beginnt.

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