Auf fast jeder Messe geht etwas schief. Entscheidend ist, ob Ihr Team in zehn Minuten weiß, was zu tun ist. Dieser Ratgeber zeigt die typischen Störungen und wie ein Notfallplan aussieht, der auf eine Seite passt und am Stand liegt.
Alle Preise zzgl. MwSt. · Lieferung in 24 Stunden · Alle Leistungen & Pakete ansehen
Ein Notfallplan ist kein Ordner, den niemand liest. Er ist eine Seite, die ausgedruckt am Stand liegt und digital im Team-Chat angeheftet ist. Darauf steht, wer entscheidet, wen man anruft und was der erste Schritt ist. Mehr nicht. Im Ernstfall hat niemand Zeit, Abschnitte zu lesen.
Die meisten Störungen auf Messen sind keine Katastrophen, sondern Ärgernisse: Ein Monitor bleibt schwarz, die Fracht hängt, ein Kollege ist krank, das WLAN bricht zusammen. Sie kosten aber genau die Stunden, in denen Besucher am Stand vorbeigehen. Ein Plan verhindert, dass das ganze Team gleichzeitig nach einer Lösung sucht und niemand mehr mit Besuchern spricht.
Für Aussteller aus dem Ausland ist der Plan noch wichtiger. Das Team ist weit weg vom eigenen Büro, Ersatzteile sind nicht schnell mit dem Auto zu holen, und lokale Dienstleister sprechen zuerst Deutsch. Wer mit internationalen Partnern ausstellt, sollte das Notfallblatt deshalb auch auf Englisch bereithalten.
Erstellen Sie den Plan zwei bis drei Wochen vor der Messe und gehen Sie ihn beim Team-Briefing am Vorabend einmal gemeinsam durch. Zehn Minuten reichen.
Der häufigste Notfall ist ein fehlender Mensch: krank, Flug gestrichen, Zug ausgefallen. Planen Sie deshalb jede Rolle am Stand mit einer Vertretung. Welche Rollen ein Stand braucht, beschreibt der Ratgeber Wie viele Leute braucht ein Messestand.
Legen Sie außerdem fest, was passiert, wenn ein wichtiger Termin platzt, etwa ein Pressegespräch oder ein Kundenbesuch der Geschäftsführung. Wer übernimmt das Gespräch, wer informiert den Gast, und gibt es einen Ersatztermin am nächsten Messetag?
Auch Ihre Dienstleister gehören in diese Liste. Fragen Sie vorher, wie Standbauer, Hostessenagentur und Fotograf eine Vertretung regeln. Bei Pixer arbeiten wir mit einem kleinen Team statt mit einer Einzelperson, sodass ein Ausfall nicht automatisch den Termin kostet. Falls Sie kurzfristig einen Ersatz brauchen, hilft der Ratgeber Messefotograf last minute.
Technik fällt selten ganz aus, aber oft im falschen Moment. Die wichtigste Regel: Alles, was am Stand läuft, gibt es auch offline und doppelt.
| Störung | Vorbereitung |
|---|---|
| Monitor oder Präsentation | Präsentation auf USB-Stick und Laptop, Ersatzkabel, Adapter für gängige Anschlüsse |
| Internet | Mobiler Hotspot als Reserve, Präsentationen und Videos lokal gespeichert |
| Lead-App | Papierformular oder Visitenkarten-Box als Rückfallebene |
| Strom | Mehrfachsteckdosen, Ladegeräte, Powerbanks, bei Gästen aus dem Ausland passende Adapter; Kontakt zum Hallenservice notiert |
| Vorführgerät | Ersatzteile, Werkzeug, Kontakt zur Technik im Werk |
Klären Sie, wer im Team technisch verantwortlich ist, und notieren Sie die Nummer des Hallen- oder Standservices des Veranstalters. Welche Leistungen der Veranstalter anbietet und wie Sie ihn erreichen, steht im Ausstellerhandbuch.
Nicht alles lässt sich am Stand lösen. Fracht, Anreise und Wetter liegen außerhalb Ihrer Kontrolle, aber Sie können die Folgen begrenzen.
Im Winter können Schnee und Glätte, zu jeder Jahreszeit Streiks im Bahn- oder Flugverkehr die Anreise verzögern. Planen Sie für den ersten Messetag einen Puffer ein und lassen Sie das Team, wenn möglich, am Vortag anreisen. Halten Sie für Außenflächen Planen, Gewichte und eine Schlechtwetter-Variante bereit, falls Ihr Stand oder eine Aktion im Freien stattfindet.
Auch ein ruhiger Messetag ist ein Szenario. Nutzen Sie ihn für Kundentermine, Gespräche mit Nachbarständen und für Foto- und Videoaufnahmen, die bei vollem Stand schwierig sind.
Laptops, Tablets und kleine Muster verschwinden am ehesten beim Abbau und am letzten Abend, wenn viel Betrieb herrscht. Legen Sie fest, wer abends abschließt, wo Geräte über Nacht bleiben und wer sie beim Abbau als Erstes einpackt. Eine kurze Inventarliste mit Fotos der Geräte hilft, falls etwas fehlt.
Ein Notfallplan funktioniert nur, wenn alle wissen, wo die Informationen stehen. Richten Sie eine Chatgruppe für das Standteam ein, heften Sie den Plan dort an, und legen Sie eine gedruckte Fassung in die Standschublade. Sitzt die Zentrale in einer anderen Zeitzone, notieren Sie, wer dort wann erreichbar ist.
Nach der Messe gehört ein Satz pro Vorfall in die Nachbereitung: was passiert ist und was beim nächsten Mal anders läuft. Die Vorlage wird so mit jeder Messe besser. Weitere Punkte für die Vorbereitung finden Sie in der Messe-Checkliste für Aussteller.
Ausgedruckt am Stand und angeheftet im Team-Chat, mit Namen, Nummern und erstem Schritt.
Standleitung, Produktexperten und Sprachen haben eine benannte Vertretung.
Präsentation, Videos und Lead-Formular funktionieren ohne Internet.
Roll-up, Musterprodukt, Kabel und PDF-Prospekte, falls die Fracht hängt.
Anreise am Vortag schützt vor Wetter, Streik und gestrichenen Flügen.
Jeder Vorfall wird kurz notiert und fließt in die nächste Vorlage ein.
Eine Seite reicht. Darauf stehen Verantwortliche, Telefonnummern, Ersatzmaterial und der erste Schritt für die typischen Störungen.
Das gesamte Standteam. Gehen Sie ihn beim Briefing am Vorabend einmal gemeinsam durch und heften Sie ihn im Team-Chat an.
Mit dem Minimalset aus dem Handgepäck starten, die Spedition kontaktieren und fehlende Drucksachen über eine Druckerei vor Ort nachbestellen.
Fragen Sie vorher, wie Ihr Dienstleister Vertretungen regelt. Bei Pixer arbeiten wir mit einem kleinen Team, damit ein Ausfall nicht automatisch den Termin kostet.
Früher anreisen, Alternativen wie Mietwagen oder andere Verbindungen vorab prüfen und Kundentermine am ersten Messetag nicht zu früh legen.
Im Ausstellerhandbuch und im Ausstellerportal. Notieren Sie Hallenservice und Erste Hilfe direkt auf dem Notfallblatt.
Ein Punkt weniger auf der Notfallliste: Wir fotografieren und filmen Ihren Stand mit einem kleinen Team und liefern innerhalb von 24 Stunden.
Antwort innerhalb von 24 Stunden. In Messewochen ist WhatsApp am schnellsten.
