Auf einer Konferenz erzählt die Bühne die Geschichte, auf der Messe der Stand. Das verändert Motive, Zeitplan, Ton, Technik und die Formate, die Sie am Ende brauchen. Dieser Vergleich hilft beim Briefing, auch wenn Ihre Veranstaltung beides verbindet.
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Eine Konferenz folgt dem Programm. Es gibt eine Agenda mit festen Zeiten, eine Bühne, Referentinnen und Referenten, ein sitzendes Publikum und Pausen, in denen genetzwerkt wird. Die Geschichte findet vorn statt, zu genau planbaren Minuten.
Eine Messe folgt dem Besucherstrom. Der Stand ist über Tage geöffnet, viele Gespräche laufen gleichzeitig, und die wichtigen Momente sind selten angekündigt: ein Kunde, der eine Maschine ausprobiert, ein Händler, der am Tresen verhandelt. Die Geschichte entsteht in Begegnungen, verteilt über den ganzen Tag.
Viele Veranstaltungen verbinden beides. Kongresse haben eine Fachausstellung, Messen ein Bühnenprogramm. Umso wichtiger ist es, im Briefing zu trennen: Welcher Teil folgt der Agenda, welcher dem Stand? Für Aussteller mit eigenem Vortrag auf der Messebühne heißt das: zwei Drehpläne an einem Tag.
Die Unterschiede zeigen sich schon bei den Motiven:
| Konferenz | Messe | |
|---|---|---|
| Hauptmotiv | Referenten auf der Bühne, aus mehreren Winkeln | Stand, Gespräche, Produkte, Team |
| Zeitplan | nach Agenda, minutengenau | nach Besucherstrom: ruhiger am Morgen, voll zur Mittagszeit |
| Licht | Bühne hell, Saal dunkel | gemischtes Hallenlicht, Bildschirme, Standbeleuchtung |
| Zurückhaltung | leise Kamera, in der Regel kein Blitz während Vorträgen | diskret, ohne Verkaufsgespräche zu stören |
| Weitere Motive | Publikum, Panels, Networking, Sponsorenwand | leerer Stand, Logo aus dem Gang, Produktdetails |
Die Pausen sind bei Konferenzen die Zeit für Menschenbilder: Gespräche am Kaffeetisch, Referenten im Austausch mit dem Publikum, Ihr Team mit Kunden. Wer nur die Bühne fotografiert, bekommt am Ende viele ähnliche Bilder von Menschen am Rednerpult.
Für eine Konferenz braucht der Fotograf die Agenda mit genauen Zeiten und eine Liste der wichtigen Referenten, idealerweise mit Foto. Für eine Messe braucht er Standnummer, Öffnungszeiten, Shotlist und die Personen, die am Stand sein werden. Mehr zur Messeseite steht im Ratgeber Messefotografie: welche Motive ein Aussteller braucht.
Bei Konferenzen geht es oft um vollständige Aufzeichnungen. Jeder Vortrag soll später als eigenes Video abrufbar sein, dazu kommen Highlight-Schnitte für die Ankündigung der nächsten Ausgabe. Das verlangt feste Kamerapositionen, mehrere Kameras gleichzeitig und Ton direkt vom Mischpult der Bühnentechnik. Die Abstimmung mit dem Technikdienstleister vor Ort gehört deshalb früh in die Planung. Fragen Sie auch, ob der Veranstalter die Vorträge ohnehin aufzeichnet und ob Sie diese Aufnahmen nutzen dürfen, bevor Sie eine eigene Mehrkamera-Produktion planen. Details zu Aufbau und Schnittfassungen stehen im Ratgeber Kongress und Keynote aufzeichnen.
Auf der Messe wird beweglich gedreht, aus der Hand oder mit Gimbal, mit Ansteckmikrofon für Interviews und Atmo aus der Halle. Die Formate sind kurz: ein 30-Sekunden-Highlight-Video, ein 90-Sekunden-Film mit Interviews, vertikale Clips im Format 9:16. Niemand will später den ganzen Messetag sehen, aber jeder will die dreißig Sekunden, die zeigen, wie es am Stand war.
Bei Konferenzen kommen Punkte ins Briefing, die auf der Messe kaum eine Rolle spielen:
Auf der Messe stehen andere Fragen im Vordergrund: Welche Exponate sind vertraulich, welche Kunden wollen nicht erkannt werden, wann sind die wichtigen Termine am Stand? Beides lässt sich in einem Dokument regeln, wenn es klar getrennte Abschnitte gibt.
Ein typischer Planungsfehler bei gemischten Veranstaltungen: Eine Person soll gleichzeitig den Vortrag im Saal und den Stand in der Halle abdecken. Das geht nur, wenn sich die Zeiten nicht überschneiden. Legen Sie deshalb im Zeitplan fest, wer wann wo ist. Der Ratgeber Zeitplan für Foto und Video am Messetag hilft dabei.
Auch die Technik unterscheidet sich. Im Konferenzsaal zählen lichtstarke Objektive, Stative und eine saubere Tonverbindung zur Bühne. Am Messestand zählen Beweglichkeit, ein kleines Licht für Interviews und kurze Wege zwischen den Motiven.
Bei Pixer sind zwei bis drei Personen vor Ort. So kann eine Person den Vortrag auf der Bühne aufnehmen, während eine zweite am Stand fotografiert und Clips dreht. Für eine vollständige Mehrkamera-Aufzeichnung mit Ton vom Mischpult stimmen wir den Aufbau vorher mit der Bühnentechnik ab.
Auch nach der Veranstaltung unterscheiden sich die Anforderungen. Konferenzmaterial wird lange genutzt: Aufzeichnungen für die Mediathek, Referentenfotos für die Speaker selbst, Highlight-Clips für die Anmeldung zur nächsten Ausgabe. Messematerial muss vor allem schnell sein: Posts am Messetag, Follow-up-Mails in der Woche danach, Bilder für den Vertrieb, solange sich die Kontakte noch an den Stand erinnern.
Bei unseren Messepaketen liefern wir innerhalb von 24 Stunden nach Messeende. Für lange Aufzeichnungen mehrerer Vorträge vereinbaren Sie den Liefertermin am besten vorab, je nach Zahl der Vorträge und gewünschten Schnittfassungen.
Denken Sie auch an die Referenten. Gute Fotos ihres Auftritts teilen sie gern auf eigenen Kanälen, und Ihre Veranstaltung wird dabei mitgenannt. Klären Sie vorher, dass sie die Bilder mit Nennung Ihres Unternehmens verwenden dürfen.
Auf der Konferenz erzählt die Bühne, auf der Messe der Stand.
Konferenzen brauchen minutengenaue Zeiten, Messen folgen dem Besucherstrom.
Vollständige Aufzeichnungen brauchen den Ton der Bühnentechnik.
Aufzeichnung und Highlight auf der Konferenz, 30 Sekunden, 90 Sekunden und 9:16 auf der Messe.
Einwilligung zur Aufzeichnung und Veröffentlichung früh einholen.
Überschneiden sich Vortrag und Stand, braucht es mehr als eine Person.
Nur nacheinander. Überschneiden sich Vortrag und wichtige Standtermine, planen Sie zwei Personen ein, eine im Saal und eine am Stand.
Für vollständige Aufzeichnungen ja, mit Totale, Nahaufnahme und Ton vom Mischpult. Für kurze Highlight-Clips kann eine bewegliche Kamera reichen.
In der Regel nicht, weil es Referenten und Publikum stört. Mit lichtstarken Objektiven gelingen Fotos im dunklen Saal auch ohne Blitz. Klären Sie die Regeln trotzdem mit dem Veranstalter.
Nur mit deren Einwilligung und im Rahmen der Regeln des Veranstalters. Holen Sie die Zustimmung zur Aufzeichnung und zur geplanten Nutzung schriftlich ein.
Das hängt vom Ziel ab. Konferenzen liefern lange Inhalte mit Fachwissen, Messen viele kurze Motive mit Menschen und Produkten. Für Social Media ist Messematerial meist vielseitiger, für die Website oft die Aufzeichnung eines Vortrags.
Ein gemeinsames Dokument reicht, wenn es zwei klar getrennte Abschnitte hat: Agenda, Referenten und Zeiten für die Bühne, Standnummer, Shotlist und Termine für den Stand. Wichtig ist ein gemeinsamer Zeitplan, damit sich nichts überschneidet.
Ihre Veranstaltung verbindet Bühne und Stand? Schicken Sie uns Agenda und Standplan, und wir planen, wer wann wo fotografiert und filmt.
Antwort innerhalb von 24 Stunden. In Messewochen ist WhatsApp am schnellsten.
