Ein Journalist hat 20 Minuten, ein Creator postet noch vom Stand aus. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Termine vergeben, welches Material bereitliegen sollte und wie Sie Bildrechte und Freigaben vorher klären, damit aus dem Besuch Berichterstattung wird.
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Fachjournalisten haben auf großen Messen einen dichten Kalender. Sie besuchen viele Stände an wenigen Tagen und entscheiden oft schon vor der Messe, wo sie hingehen. Wer erst am Stand auf einen Zufallsbesuch hofft, wird selten berücksichtigt. Creators und Influencer arbeiten anders: Sie posten oft noch während des Besuchs, und was sie filmen, ist sofort öffentlich.
Beide Gruppen haben eines gemeinsam: Sie brauchen in kurzer Zeit eine klare Geschichte, einen kompetenten Ansprechpartner und Material, das sie ohne Rückfragen verwenden dürfen. Genau das lässt sich vorbereiten. Ein Besuch, der mit einem Termin, einem Sprecher und einer fertigen Bildauswahl startet, wird deutlich eher zu einem Artikel oder einem Beitrag, der Ihre Marke richtig zeigt.
Viele Veranstalter betreiben ein Pressezentrum oder einen Presseservice. Fragen Sie dort nach, ob Sie Pressematerial auslegen oder digital hinterlegen können und ob es Pressetermine oder Rundgänge gibt, in die Sie Ihren Stand einbringen können. Die Regeln dafür stehen im Ausstellerhandbuch oder auf der Presseseite der Messe.
Eine digitale Pressemappe genügt heute meist. Sie sollte über einen kurzen Link oder einen QR-Code am Stand erreichbar sein und enthalten:
Die Fotos sind oft der Engpass. Produktbilder aus dem Katalog gibt es meist, aktuelle Bilder vom Stand fehlen dagegen. Genau diese wollen Redaktionen für Messeberichte. Bei Pixer kommen die ersten Fotos in der Regel noch am selben Tag. Sie können die Pressemappe also am ersten Messeabend um Standfotos ergänzen und Redaktionen noch während der Messe aktuelles Material schicken. Welche Motive Redaktionen tatsächlich verwenden, beschreibt der Ratgeber Pressemitteilung zur Messe.
Bei bezahlten oder beauftragten Kooperationen gehört vor die Messe eine kurze schriftliche Vereinbarung. Sie muss nicht lang sein, sollte aber diese Punkte klären:
Denken Sie an Ihr Team und Ihre Besucher: Creators filmen oft spontan. Sprechen Sie ab, dass Gesprächspartner am Stand nicht ohne Zustimmung erkennbar gezeigt werden.
Bei Fotos rund um Presse und Creators gibt es drei Arten von Material, und für jede gelten andere Fragen.
Was Ihr eigener Fotograf aufnimmt, können Sie weitergeben, wenn die Nutzungsrechte das zulassen. Bei Pixer sind die Nutzungsrechte unbegrenzt, Sie dürfen die Bilder also auch an Redaktionen weitergeben. Legen Sie fest, ob und wie ein Bildnachweis angegeben wird.
Für erkennbare Mitarbeiter, Besucher und Gäste gelten Persönlichkeitsrechte und die DSGVO. Holen Sie Einwilligungen vorher ein, besonders für Porträts und Interviews. Mehr dazu im Ratgeber Bildrechte auf Messen.
Was Redaktionen und Creators selbst aufnehmen, gehört ihnen. Eine Freigabe von Artikeln können Sie bei Journalisten in der Regel nicht verlangen, bei Zitaten kann man um Abstimmung bitten. Wenn Sie ein Pressegespräch selbst dokumentieren und das Foto später posten wollen, fragen Sie den Journalisten vorher.
Ein Foto vom Interview des Geschäftsführers mit einer Fachzeitschrift oder ein kurzer Clip vom Creator-Besuch ist für Ihre eigenen Kanäle wertvoll. Tragen Sie Presse- und Creator-Termine deshalb in den Zeitplan Ihres Fotografen ein. Am Stand arbeitet er im Hintergrund, stört das Gespräch nicht und nimmt ein, zwei Situationsbilder auf. Das Full-Day-Paket deckt einen ganzen Messetag inklusive Interviews ab. Denken Sie auch an Fachmedien, die nicht zur Messe kommen. Viele berichten trotzdem gern über Neuheiten, wenn sie am selben Abend eine kurze Meldung mit zwei, drei aktuellen Standfotos bekommen. Legen Sie vorher fest, wer diese Meldung schreibt und verschickt, damit sie nicht im Messealltag untergeht. Die Pakete finden Sie auf der Seite Messefotograf Deutschland.
Redaktionen und Creators einige Wochen vorher mit Thema, Standnummer und Terminvorschlägen einladen.
Eine Person, die für das Unternehmen sprechen darf, plus eine für Produktdetails.
Pressemitteilung, drei bis fünf aktuelle Fotos, Logos, Datenblatt und Kontakt per QR-Code.
Inhalt, Umfang, Freigabe, Kennzeichnung und Weiterverwendung schriftlich festhalten.
Eigene Bilder mit klaren Nutzungsrechten, Einwilligungen für erkennbare Personen.
Presse- und Creator-Termine in den Zeitplan des Fotografen eintragen.
Einige Wochen vor der Messe. Fachjournalisten planen ihre Standbesuche meist im Voraus. Nennen Sie das Thema in einem Satz, Halle und Standnummer und zwei bis drei konkrete Terminvorschläge.
Eine kurze Pressemitteilung, drei bis fünf aktuelle Fotos mit Bildunterschrift und Rechteangabe, Logo-Dateien, ein Porträt des Sprechers, ein Produktdatenblatt und ein Ansprechpartner. Digital per Link oder QR-Code genügt meist.
Wenn Ihre Nutzungsrechte das erlauben, ja. Bei Pixer sind die Nutzungsrechte unbegrenzt. Für erkennbare Personen im Bild sollten Einwilligungen vorliegen.
In der Regel nicht. Sie können darum bitten, Zitate abzustimmen. Umso wichtiger ist es, Kernaussagen und Fakten schriftlich in der Pressemappe bereitzustellen.
Bei Pixer kommen die ersten Fotos in der Regel noch am selben Tag. Sie können Redaktionen also schon am ersten Messeabend aktuelle Standfotos schicken. Die vollständige Lieferung folgt innerhalb von 24 Stunden nach Messeende.
Inhalt, Anzahl und Zeitpunkt der Beiträge, den Freigabeprozess, die Kennzeichnung als Werbung und ob Sie die Beiträge selbst weiterverwenden dürfen. Halten Sie das schriftlich fest.
Pressetermine oder Creator-Besuche geplant? Schicken Sie uns die Termine, und wir legen den Einsatz so, dass aktuelle Standfotos für Ihre Pressemappe rechtzeitig bereitliegen.
Antwort innerhalb von 24 Stunden. In Messewochen ist WhatsApp am schnellsten.
