Auf fast jedem Messefoto sind Menschen: Ihr Team, Besucher, Kunden, Passanten. Dieser Ratgeber erklärt in einfachen Worten, wann ein berechtigtes Interesse reicht, wann Sie eine Einwilligung brauchen und wie Sie am Stand transparent bleiben. Praxisleitfaden, keine Rechtsberatung.
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Ein Messestand ist für alle offen, aber niemand kommt vorbei, um in Ihrer Werbung aufzutauchen. Sobald eine Person auf einem Foto oder in einem Video erkennbar ist, handelt es sich um personenbezogene Daten. Wer solche Aufnahmen für das eigene Marketing nutzt, braucht dafür eine Grundlage und muss die Betroffenen informieren.
In Deutschland greifen dabei drei Ebenen ineinander:
Wie DSGVO und KUG im Detail zusammenspielen, wird unter Juristen seit Jahren diskutiert. Für die Praxis heißt das: Planen Sie so, dass beide Regelwerke erfüllt sind. Dieser Ratgeber ist eine praktische Orientierung und keine Rechtsberatung. Verbindliche Auskünfte geben Ihre Rechtsabteilung, Ihr Datenschutzbeauftragter oder eine Anwaltskanzlei.
Für Messefotos kommen im Unternehmensalltag vor allem zwei Rechtsgrundlagen in Frage.
Ihr Unternehmen hat ein nachvollziehbares Interesse daran, den eigenen Messeauftritt zu dokumentieren und darüber zu berichten. Dieses Interesse wird gegen die Interessen der abgebildeten Person abgewogen. Die Abwägung fällt eher zu Ihren Gunsten aus, wenn Menschen nur am Rand erscheinen, wenn die Situation für alle erkennbar ist (sichtbarer Fotograf, Hinweisschild) und wenn die Nutzung zum Anlass passt, etwa ein Messerückblick auf der Website. Sie wird schwieriger, je stärker eine einzelne Person im Mittelpunkt steht und je werblicher die Nutzung ist.
Eine Einwilligung ist freiwillig, informiert, für einen bestimmten Zweck erteilt und nachweisbar. Sie kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Für Nahaufnahmen, Interviews und alles, was in Anzeigen oder auf Plakaten landet, ist sie der sichere Weg.
| Situation | Übliche Grundlage in der Praxis |
|---|---|
| Stand-Totale mit Besuchern, niemand im Fokus | Berechtigtes Interesse plus Hinweis am Stand |
| Gesprächsfoto, Besucher von hinten oder seitlich | Berechtigtes Interesse, bei Unsicherheit kurz fragen |
| Nahaufnahme eines Besuchers, Gesicht klar erkennbar | Einwilligung |
| Interview oder Testimonial | Schriftliche Einwilligung |
| Motiv für Anzeige, Plakat oder Katalogtitel | Schriftliche Einwilligung |
Besucher kommen wegen Ihrer Produkte, nicht wegen Ihrer Kamera. Gute Messefotos zeigen trotzdem Menschen, denn ein leerer Stand wirkt auf Bildern schnell verlassen. Die Lösung liegt meist in der Bildgestaltung:
Achten Sie auf Signale. Wer sich wegdreht, die Hand hebt oder das Namensschild verdeckt, möchte nicht fotografiert werden. Solche Aufnahmen werden aussortiert. Bei Pixer fragen wir vor Nahaufnahmen nach, und wer ablehnt, wird nicht fotografiert. Wie natürliche Gesprächsbilder entstehen, lesen Sie im Ratgeber Gesprächsfotos am Stand.
Ihr eigenes Team steht auf den meisten Messefotos im Vordergrund. Für Mitarbeiter gilt eine Besonderheit: Im Arbeitsverhältnis besteht eine Abhängigkeit, deshalb muss eine Einwilligung wirklich freiwillig sein. Wer nicht fotografiert werden möchte, darf dadurch keine Nachteile haben. Holen Sie die Einwilligung vor der Messe schriftlich ein und beschreiben Sie konkret, wofür die Bilder genutzt werden. Details, auch zum Ausscheiden aus dem Unternehmen, stehen im Ratgeber Mitarbeiter auf Messefotos.
Am Stand arbeiten oft auch Menschen, die nicht bei Ihnen angestellt sind: Hostessen über eine Agentur, Dolmetscher, Mitarbeiter von Partnerfirmen, Distributoren. Klären Sie vorab mit der Agentur, ob die Zustimmung ihrer Mitarbeiter für Foto und Video vorliegt und für welche Zwecke. Partner und Distributoren fragen Sie direkt, am besten mit demselben Formular wie Ihr Team. Das spart am Messetag Diskussionen und später Nachfragen aus der Rechtsabteilung.
Die DSGVO verlangt, dass Menschen erfahren, wer ihre Daten verarbeitet und wozu. Am Messestand lässt sich das einfach umsetzen:
Stützen Sie sich auf das berechtigte Interesse, können Betroffene widersprechen. Nehmen Sie das ernst: Das Bild wird nicht veröffentlicht, bereits veröffentlichte Bilder werden entfernt oder so zugeschnitten, dass die Person nicht mehr erkennbar ist. Vermerken Sie den Widerspruch, damit das Bild nicht ein Jahr später aus dem Archiv wieder auftaucht.
Die Regeln zum Fotografieren auf dem Gelände unterscheiden sich von Veranstalter zu Veranstalter. Was dort typischerweise zu klären ist, lesen Sie im Ratgeber Fotografieren auf der Messe. Noch einmal der Hinweis: Dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung. Vor Kampagnen mit großer Reichweite lohnt ein kurzer Blick Ihrer Rechtsabteilung auf die Bildauswahl.
Berechtigtes Interesse für Übersichten, Einwilligung für Nahaufnahmen, Interviews und Werbung.
Totalen und Blick über die Schulter statt Gesichter in Großaufnahme. Vor Nahaufnahmen fragen.
Freiwillige, schriftliche Einwilligung vor der Messe, mit klar benannten Zwecken.
Gut sichtbar am Stand, mit QR-Code zum Datenschutzhinweis.
Wer nicht aufs Bild möchte, wird aussortiert, auch später im Archiv.
Das Ausstellerhandbuch des Veranstalters regelt Foto und Video auf dem Gelände.
Für Übersichtsaufnahmen, auf denen niemand im Mittelpunkt steht, stützen sich Unternehmen meist auf ihr berechtigtes Interesse, verbunden mit einem Hinweis am Stand. Für Nahaufnahmen und Werbemotive holen Sie eine Einwilligung ein. Im Einzelfall entscheidet die Abwägung, im Zweifel fragen Sie Ihre Rechtsabteilung.
Nein. Ein Schild informiert, es ersetzt keine Einwilligung. Es hilft aber, die Informationspflicht zu erfüllen, und zeigt, dass Sie offen mit Aufnahmen umgehen.
Prüfen Sie, auf welchen Bildern die Person erkennbar ist, nehmen Sie diese aus Veröffentlichungen oder schneiden Sie sie zu, und vermerken Sie den Widerspruch im Archiv. Antworten Sie zügig und halten Sie fest, was Sie getan haben.
Aufnahmen auf einer Messe in Deutschland zeigen Menschen in Deutschland. Gehen Sie davon aus, dass deutsches und europäisches Recht zu beachten sind, auch wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz außerhalb der EU hat.
Für die Nutzung der Bilder in Ihrer Kommunikation ist in der Regel das Unternehmen verantwortlich, das sie veröffentlicht. Der Fotograf setzt Ihre Vorgaben am Stand um. Deshalb gehören Hinweise zu Einwilligungen und Tabus ins Briefing.
Sie planen Fotos und Video für Ihren nächsten Messeauftritt? Nennen Sie uns Messe und Termin, wir stimmen Motive, Hinweise und Einwilligungen im Briefing mit Ihnen ab.
Antwort innerhalb von 24 Stunden. In Messewochen ist WhatsApp am schnellsten.
