Fotos und Clips wirken am stärksten, solange die Messe läuft. Dieser Ratgeber zeigt, welche Rollen Sie besetzen, wie ein Messetag vom Foto bis zum Beitrag abläuft und wo Freigaben in der Praxis hängen bleiben.
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Während der Messe sind Ihre Kunden, Partner und Interessenten in derselben Stadt, oft in derselben Halle. Ein Beitrag mit einem Foto vom Stand und der Standnummer kann an diesem Tag noch einen Besuch auslösen. Eine Woche später ist derselbe Beitrag nur noch ein Rückblick.
Hinzu kommt der Wettbewerb um Aufmerksamkeit. In der Messewoche veröffentlichen viele Aussteller derselben Branche gleichzeitig. Wer früh und regelmäßig sichtbar ist, bleibt präsent. Wer erst nach der Messe beginnt, konkurriert mit allen anderen Rückblicken.
Für Aussteller, die aus dem Ausland anreisen, gibt es ein zweites Publikum: die Menschen zu Hause. Zentrale, Vertriebskollegen und Distributoren wollen schon während der Messe sehen, dass sich die Reise lohnt. Material, das erst nach dem Rückflug eintrifft, verpasst diesen Moment.
24 Stunden sind dabei kein Selbstzweck, sondern ein Arbeitsrahmen: Was heute aufgenommen wird, ist spätestens morgen früh online. Das gelingt nur, wenn vor der Messe feststeht, wer was tut und wer entscheidet.
Auch in kleinen Teams sollten diese Aufgaben klar verteilt sein. Eine Person kann mehrere Rollen übernehmen, aber jede Rolle braucht einen Namen.
| Rolle | Aufgabe | Wo |
|---|---|---|
| Content-Verantwortliche(r) | Ansprechpartner für Fotograf und Videograf, Motivwünsche, Vorauswahl | Am Stand |
| Fotograf und Videograf | Aufnahmen nach Shotlist, erste Auswahl, Übergabe | Am Stand |
| Bildbearbeitung und Schnitt | Farbkorrektur, Clips, Untertitel | Vor Ort oder remote |
| Freigabe | Entscheidet allein, was veröffentlicht wird | Am Stand oder in der Zentrale |
| Social Media | Texte, Veröffentlichung, Antworten auf Kommentare | Oft in der Zentrale |
| Standteam | Teilen aus persönlichen Profilen, Kontakte markieren | Am Stand |
Die wichtigste Rolle ist die Freigabe. Wenn drei Personen zustimmen müssen und eine davon im Flugzeug sitzt, ist der Tag vorbei, bevor etwas online geht. Legen Sie vor der Messe fest, wer allein entscheiden darf, und notieren Sie, welche Motive ohne Rückfrage veröffentlicht werden dürfen, etwa Standansichten, Produktbilder und das eigene Team.
Die meiste Zeit spart man, bevor die Messe beginnt. Diese Punkte sollten in der Woche davor erledigt sein:
Der folgende Ablauf hat sich an Messeständen bewährt. Die Uhrzeiten sind Beispiele und richten sich nach den Öffnungszeiten Ihrer Messe.
| Zeit | Was passiert | Wer |
|---|---|---|
| 08:30 | Stand und Team vor Einlass fotografieren | Fotograf |
| 10:00–12:00 | Gespräche, Vorführungen, Produkte | Fotograf, Videograf |
| 12:30 | Erste Auswahl von fünf bis zehn Bildern | Fotograf, Content-Verantwortliche(r) |
| 13:00 | Freigabe und Text | Freigabe, Social Media |
| 14:00 | Erster Beitrag mit Standnummer | Social Media |
| Nachmittag | Weitere Aufnahmen, Interview, Material für Clips | Videograf |
| Abend | Vertikaler Clip oder Tagesrückblick | Schnitt, Social Media |
| Nächster Morgen | Weitere Bilder des Vortags für die Profile des Teams | Standteam |
Am letzten Messetag verschiebt sich der Schwerpunkt: Teamfoto, Dank an Besucher, dann die vollständige Lieferung. Bei Pixer kommen die ersten Fotos meist noch am selben Tag, das gesamte Material mit Highlight-Video und Clips innerhalb von 24 Stunden nach Messeende. Unser Schnittteam arbeitet dabei remote, damit das Team am Stand ohne Unterbrechung weiter fotografieren und filmen kann.
Der 24-Stunden-Rahmen gilt auch nach dem letzten Messetag. Der Dankesbeitrag mit Teamfoto und Highlight-Video gehört in die ersten ein bis zwei Tage nach der Messe, solange Ihre Kontakte die Messe noch vor Augen haben. Danach folgt die zweite Welle: Interviewausschnitte, Produktbilder, ein längerer Film. Diese Beiträge dürfen sich über Wochen verteilen.
Planen Sie für die zweite Welle einen festen Termin in der Woche nach der Messe ein, an dem Marketing und Vertrieb das Material gemeinsam durchgehen. Dort wird entschieden, welche Bilder in Follow-up-E-Mails, Präsentationen und den Newsletter gehen und welche Clips in den kommenden Wochen erscheinen. Ohne diesen Termin bleibt das Material erfahrungsgemäß im Ordner liegen.
Wie die ganze Woche aussieht, beschreibt der Content-Plan für die Messewoche.
Was am Messetag entsteht, ist spätestens am nächsten Morgen veröffentlicht.
Eine Person entscheidet allein, was veröffentlicht wird.
Entwürfe mit Messe, Halle, Standnummer und Hashtag liegen vor der Messe bereit.
Ein gemeinsamer Link für Fotograf, Freigabe und Social Media.
Übergaben so legen, dass in der Zentrale jemand wach ist.
Erste Fotos meist am selben Tag, alles innerhalb von 24 Stunden nach Messeende.
Eine Person aus Marketing oder Vertrieb, die das Produkt kennt und Entscheidungen treffen darf. Sie muss nicht den ganzen Tag dafür reserviert sein, aber zu festen Zeiten erreichbar.
Ja, wenn die Übergabezeiten zur Zeitzone passen. Legen Sie fest, bis wann spätestens freigegeben wird. Kommt bis dahin keine Antwort, entscheidet die Person am Stand.
Ein Beitrag der Unternehmensseite pro Tag, dazu Stories oder Clips und Beiträge aus persönlichen Profilen. Mehr ist möglich, wenn das Material es hergibt.
Leicht bearbeitet, ja: Belichtung, Farbe, Ausschnitt. Aufwendige Retusche ist für einen Beitrag am selben Tag nicht nötig.
Dann liegt der Termin am besten am Vormittag des ersten Messetags. So entstehen die Bilder früh genug, um sie während der ganzen Messe zu nutzen.
Erste Fotos meist noch am selben Tag, das gesamte Material innerhalb von 24 Stunden nach Messeende, in allen Paketen ab 990 €.
Sie möchten schon während der Messe veröffentlichen? Nennen Sie uns Messe und Termin, wir stimmen Übergabezeiten und Motive vorab mit Ihnen ab.
Antwort innerhalb von 24 Stunden. In Messewochen ist WhatsApp am schnellsten.
