Ihr Standteam ist auf fast jedem Messefoto zu sehen. Damit die Bilder auch nach Jahren und Personalwechseln nutzbar bleiben, braucht es eine freiwillige Einwilligung, klare Zwecke und eine Regel für das Ausscheiden. Praxisleitfaden, keine Rechtsberatung.
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Mitarbeiter sind auf Messefotos keine Kulisse, sondern das Motiv: im Gespräch mit Kunden, beim Vorführen eines Produkts, auf dem Teamfoto. Diese Bilder landen auf der Website, auf LinkedIn, in Präsentationen und im Recruiting. Auch Fotos von Mitarbeitern sind personenbezogene Daten, und das Recht am eigenen Bild gilt im Arbeitsverhältnis genauso wie außerhalb.
Die Besonderheit: Zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter besteht ein Abhängigkeitsverhältnis. Eine Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie wirklich freiwillig ist. Wer Nein sagt, darf dadurch keine Nachteile haben. Es reicht deshalb nicht, Mitarbeiter mit zur Messe zu schicken und davon auszugehen, dass sie mit jeder Nutzung einverstanden sind.
Internationale Aussteller bringen oft ein gemischtes Team mit: Kollegen aus der Zentrale im Ausland, Vertriebsmitarbeiter aus Europa, lokal gebuchte Hostessen. Auch wenn Arbeitsverträge dem Recht des Heimatlandes folgen, entstehen die Bilder in Deutschland und werden oft in der EU genutzt. Planen Sie deshalb für alle am Stand nach europäischem Maßstab.
Dieser Ratgeber ist eine praktische Orientierung und keine Rechtsberatung. Stimmen Sie Formulare und Regeln mit Ihrer Personalabteilung, Ihrem Datenschutzbeauftragten und, falls vorhanden, dem Betriebsrat ab.
Denken Sie auch an Menschen, die nicht fest angestellt sind: Auszubildende, Werkstudenten, Leiharbeitskräfte, freie Mitarbeiter, Hostessen über eine Agentur. Bei Minderjährigen, etwa Auszubildenden unter 18 Jahren, sollten zusätzlich die Erziehungsberechtigten zustimmen. Holen Sie die Einwilligung vor der Messe ein, nicht am Morgen des Messetags zwischen Standaufbau und erstem Kundentermin.
| Motiv | Typische Nutzung | Empfehlung |
|---|---|---|
| Stand-Totale, Team im Hintergrund | Messerückblick, Website | Einwilligung aus dem Formular, Hinweis im Team |
| Gesprächsfoto mit Kunde | LinkedIn, Newsletter | Einwilligung des Mitarbeiters, Kunde nach Absprache |
| Teamfoto | Website, Pressemitteilung | Einwilligung aller Abgebildeten |
| Porträt | Teamseite, Ansprechpartner | Einwilligung plus Freigabe des Bildes durch die Person |
| Mitarbeiter im Recruiting-Video | Karriereseite, Social Media | Schriftliche Einwilligung, Freigabe des Schnitts |
| Motiv für Anzeige oder Plakat | Bezahlte Werbung | Gesonderte schriftliche Einwilligung |
Je prominenter und werblicher die Nutzung, desto wichtiger ist eine klare, gesonderte Zustimmung. Wie Teamfotos auf der Messe gelingen, lesen Sie im Ratgeber Teamfoto auf der Messe.
Es gibt viele gute Gründe, nicht fotografiert werden zu wollen, und niemand muss sie nennen. Planen Sie das ein, statt am Stand zu diskutieren:
Bei Pixer nehmen wir diese Hinweise ins Briefing auf und fotografieren entsprechend. Das geht schneller und ist für alle angenehmer, als später Personen aus Bildern zu retuschieren.
Diese Frage stellt sich früher oder später in jedem Unternehmen. Eine Einwilligung nach der DSGVO kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Beim Recht am eigenen Bild wird eine erteilte Einwilligung dagegen traditionell nur aus wichtigem Grund als widerruflich angesehen. Wie beides zusammenpasst, ist juristisch nicht abschließend geklärt. Für die Praxis ist eine klare, vorher vereinbarte Regel der beste Weg:
Wichtig ist ein respektvoller Umgang. Wer ausdrücklich darum bittet, nicht mehr auf Ihrer Website zu erscheinen, sollte nicht wochenlang auf eine Antwort warten.
Eine Regel nützt nur, wenn man sie später umsetzen kann. Dafür braucht das Bildarchiv zu jedem Motiv ein paar Angaben:
Mit diesen Angaben finden Sie beim Ausscheiden einer Person schnell alle betroffenen Bilder. Mehr dazu im Ratgeber Messefotos archivieren. Für Filme, in denen Mitarbeiter im Mittelpunkt stehen, lohnt ein Blick auf die Seite Recruiting-Video. Noch einmal: Dies ist keine Rechtsberatung. Wo Betriebsvereinbarungen oder interne Richtlinien bestehen, gehen diese vor.
Wer Nein sagt, hat keine Nachteile. Nur dann ist die Einwilligung wirksam.
Getrennt vom Arbeitsvertrag, mit Ankreuzfeldern für einzelne Zwecke.
Auch Auszubildende, Werkstudenten, Leihkräfte und Agenturpersonal einbeziehen.
Wer nicht fotografiert werden möchte, ist für den Fotografen erkennbar.
Vorher regeln: Porträts raus, Gruppenfotos nach Absprache, Filme austauschbar schneiden.
Festhalten, wer zu sehen ist, welche Einwilligung vorliegt und wo das Bild erschien.
Besser nicht. Eine Einwilligung im Arbeitsvertrag wirkt schnell wie eine Bedingung für die Anstellung, und dann ist die Freiwilligkeit fraglich. Ein separates Formular ist der klarere Weg.
Die Arbeit am Stand und die Nutzung von Fotos sind zwei verschiedene Dinge. Ob und wie Bilder eines Mitarbeiters veröffentlicht werden, regeln Sie in der Regel über eine Einwilligung, nicht über die Arbeitsanweisung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Rechtsabteilung.
Das hängt von Ihrer Regel ab. Eine praktikable Lösung: Das Foto bleibt in älteren Beiträgen und im Archiv, wird aber nicht mehr neu eingesetzt. Für die aktuelle Website planen Sie ein neues Teamfoto bei der nächsten Messe.
Ja, eine Einwilligung nach der DSGVO kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Neue Veröffentlichungen mit der Person sind dann nicht mehr möglich, bestehende sollten Sie prüfen.
Ja, auch Geschäftsführer und Vorstände haben ein Recht am eigenen Bild. Sie sind oft das Gesicht des Unternehmens, trotzdem sollte auch ihre Zustimmung dokumentiert sein, gerade für die Zeit nach einem Wechsel.
Auch die interne Nutzung ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten. Nennen Sie diesen Zweck im Formular, dann ist er klar geregelt.
Sie möchten Ihr Standteam so fotografieren lassen, dass alle Wünsche berücksichtigt sind? Nennen Sie uns Messe und Termin, wir nehmen Ihre Hinweise ins Briefing auf.
Antwort innerhalb von 24 Stunden. In Messewochen ist WhatsApp am schnellsten.
