Vertrauliche Exponate und Prototypen: was nicht ins Bild darf

Was am Stand vertraulich sein kann

Vertraulich ist nicht nur der abgedeckte Prototyp in der Ecke. In der Praxis landen heikle Details an weniger offensichtlichen Stellen im Bild:

• Prototypen und Vorserienmodelle, die nur ausgewählte Kunden sehen dürfen;
• neue Funktionen oder Bauteile, die erst später angekündigt werden;
• Bildschirme mit Software, Dashboards oder Kundendaten;
• Preislisten, Bestellformulare und Terminpläne auf der Theke;
• Whiteboards und Flipcharts im Besprechungsraum;
• Kundenprojekte sowie Logos von Kunden oder Lieferanten, die Sie nicht nennen dürfen;
• Typenschilder, Etiketten und Seriennummern, die technische Daten verraten.

Dieser Ratgeber beschreibt die Praxis bei Messedrehs und ist keine Rechtsberatung. Für den Inhalt von Geheimhaltungsvereinbarungen und Fragen zu Geschäftsgeheimnissen oder Patenten wenden Sie sich an Ihre Rechtsabteilung oder eine Anwaltskanzlei.

Exponate in klare Kategorien einteilen

Das einfachste Werkzeug ist eine kurze Liste, die jeder versteht. Vor der Messe ordnet die Produktverantwortliche oder eine andere zuständige Person jedes Exponat einer von vier Kategorien zu:

Tragen Sie die Kategorien in Standplan und Shotlist ein, am besten mit einem Foto jedes Exponats. Die Liste gehört auch in die Unterlagen für Standpersonal und Dolmetscher, damit alle mit denselben Grenzen arbeiten. Benennen Sie eine Person am Stand, die im Zweifel entscheidet. Ihr Fotograf sollte nie raten müssen.

Geheimhaltungsvereinbarung mit dem Foto- und Videoteam

Stehen wirklich vertrauliche Produkte am Stand, halten Sie die Erwartungen vor der Messe schriftlich fest. Viele Unternehmen nutzen dafür ihre eigene Geheimhaltungsvereinbarung (NDA). Vereinfacht gesagt beantwortet eine solche Vereinbarung meist diese Fragen:

• Was genau ist vertraulich, und bis wann?
• Wer auf Seiten der Produktion darf das Material sehen, auch im Schnitt, der nicht vor Ort arbeitet?
• Wie werden Rohdaten gespeichert und übertragen, und wer hat Zugriff auf Download-Links?
• Darf der Dienstleister Bilder im Portfolio oder Showreel zeigen, und ab wann?
• Was passiert nach der Lieferung mit den Dateien: aufbewahren, archivieren oder löschen?
• Was gilt für Material mit Sperrfrist?

Fragen Sie vor der Buchung, ob Ihr Dienstleister Ihre NDA unterzeichnet und wie er mit Dateien umgeht. Pixer arbeitet zum Beispiel mit einem kleinen Team vor Ort und einem Schnittteam, das remote arbeitet, eine Vereinbarung sollte also beide abdecken. Lassen Sie den Wortlaut von Ihrer Rechtsabteilung prüfen. Ergänzend gelten die Regeln zu Nutzungsrechten an Messefotos.

Am Messetag: um Vertrauliches herum fotografieren

• Rundgang mit dem Team. Zeigen Sie Fotograf oder Videograf vor der ersten Aufnahme jedes Exponat mit Einschränkung.
• Abdecken oder drehen. Was nie ins Bild darf, bleibt abgedeckt oder zeigt vom Gang weg, solange die Kamera arbeitet.
• Neutrale Bildschirme. Schalten Sie Bildschirme auf eine neutrale Schleife, wenn nah daran gefilmt wird. Laptops, die nicht gebraucht werden, bleiben zu.
• Leere Theken. Preislisten, Bestellformulare und Terminlisten kommen in die Schublade.
• Interviewpartner briefen. Vorher absprechen, was nicht erwähnt wird. Eine aufgezeichnete Antwort lässt sich schneiden, ein Satz im Livestream nicht.

Soll ein Prototyp während der Messe enthüllt werden, planen Sie die Enthüllung als festen Moment: Uhrzeit, Ort, wer die Abdeckung abnimmt und wo die Kamera steht. Bis dahin bleibt das Exponat für alle abgedeckt, auch für Testaufnahmen des Teams. Die Enthüllung selbst ist oft das stärkste Bild des Tages.

Auch Besucher und andere Aussteller tragen Smartphones. Jedes Foto in einer öffentlichen Halle können Sie nicht kontrollieren, deshalb ist Abdecken zuverlässiger als Bitten. Die Fotoregeln für Besucher unterscheiden sich je nach Messe und Gelände, prüfen Sie das Ausstellerhandbuch des Veranstalters. Ein kleines Schild am Exponat und eine freundliche Standkraft bewirken meist mehr als eine Diskussion. Umgekehrt gilt: Auch Ihr eigenes Team fotografiert keine vertraulichen Dinge an fremden Ständen, siehe fremde Stände im Bild.

Prüfung, Sperrfrist und Archiv

Das letzte Sicherheitsnetz ist die Prüfung vor jeder Veröffentlichung:

1. Die zuständige Person prüft jedes ausgewählte Foto und jede Videoversion, vergrößert auf Bildschirme, Schilder und Hintergründe.
2. Kritisches wird in der Korrekturrunde markiert. Jedes Pixer-Paket enthält zwei Korrekturrunden, der richtige Moment, um ein Detail oder eine Szene zu entfernen.
3. Lassen Sie Material mit Sperrfrist in getrennten Ordnern liefern, mit dem Freigabedatum im Ordnernamen.
4. Download-Links gehen nur an die Personen, die sie brauchen.
5. Nach dem Launch wandert das Material mit einem Vermerk zum Status ins normale Archiv.

Retusche kann ein Etikett nachträglich entfernen, sicherer ist es, es gar nicht erst aufzunehmen. Eine Ordnerstruktur, in der Rechte und Status auffindbar bleiben, zeigt der Ratgeber Messefotos archivieren.

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