Ihr Fotograf braucht einen gültigen Ausweis, um auf dem Messegelände arbeiten zu dürfen. Dieser Ratgeber erklärt, welche Ausweisarten es gibt, warum ein Presseausweis meist der falsche Weg ist und wie Sie die Anmeldung rechtzeitig erledigen. Praxisleitfaden, keine Rechtsberatung.
Alle Preise zzgl. MwSt. · Lieferung in 24 Stunden · Alle Leistungen & Pakete ansehen
Ein Messegelände ist kein öffentlicher Raum. Der Veranstalter übt das Hausrecht aus und legt fest, wer mit welchem Ausweis wann auf das Gelände darf und was dort erlaubt ist. Das gilt auch für Fotografen und Videografen, die für einen Aussteller arbeiten.
Für Ihr Foto- und Videoteam kommen im Wesentlichen drei Wege in Frage:
Welcher Weg auf Ihrer Messe gilt, steht im Ausstellerhandbuch oder im Ausstellerportal des Veranstalters. Die Regeln unterscheiden sich von Messe zu Messe. Dieser Ratgeber gibt deshalb eine praktische Orientierung und ist keine Rechtsberatung.
Für einen beauftragten Messefotografen ist der Ausstellerausweis der übliche Weg. Er wird über das Online-Portal des Veranstalters bestellt, ist meist personalisiert und kommt oft als digitales Ticket. Wie viele Ausweise im Standpaket enthalten sind, hängt meist von der Standgröße ab. Zusätzliche Ausweise lassen sich häufig nachbestellen.
So läuft es in der Praxis:
Rechnen Sie das Filmteam von Anfang an mit ein, wenn Sie die Ausweise für Ihr Standpersonal planen. Sonst sind die Ausweise im Standpaket verteilt, bevor jemand an den Fotografen denkt.
Eine Presseakkreditierung klingt nach dem passenden Ausweis für jemanden mit Kamera. Sie ist aber für redaktionelle Berichterstattung gedacht. Der Veranstalter vergibt sie über seine Presseabteilung an Journalisten, die ihre Tätigkeit nachweisen, etwa mit einem Presseausweis oder dem Auftrag einer Redaktion.
Ein Fotograf, der im Auftrag eines Ausstellers Marketingmaterial produziert, arbeitet nicht redaktionell. Wer trotzdem über die Presseakkreditierung kommt, riskiert Ärger mit dem Veranstalter und im ungünstigsten Fall den Entzug des Ausweises am Messetag. Ähnlich ist es beim Besucherticket: Es ist für den Besuch gedacht, nicht für Auftragsarbeiten.
Presse ist trotzdem ein Thema für Sie, nämlich wenn Journalisten an Ihren Stand kommen sollen. Wie Sie Termine und Material für Redaktionen vorbereiten, lesen Sie im Ratgeber Presse und Influencer am Stand.
Die ruhigsten Aufnahmen entstehen oft am Aufbautag oder am frühen Morgen vor der Öffnung. Für diese Zeiten gelten häufig andere Zugangsregeln als an den Messetagen: eigene Aufbauausweise, andere Eingänge, teilweise Warnwesten oder Sicherheitsschuhe in der Halle. Klären Sie das, wenn Sie Aufnahmen vor der Öffnung planen. Mehr dazu im Ratgeber Aufbautag nutzen.
Auch die Ausrüstung braucht Planung:
| Wann | Was |
|---|---|
| Bei der Buchung des Fotografen | Ausstellerhandbuch auf Regeln für Foto, Video und Dienstleister prüfen |
| Einige Wochen vor der Messe | Namen des Teams erfragen, Ausweise im Portal bestellen |
| In der Woche vor der Messe | Digitale Tickets an das Team weiterleiten, Treffpunkt und Uhrzeit festlegen |
| Am Aufbautag | Zugang für Aufnahmen vor der Öffnung klären, falls geplant |
| Am Messetag | Ansprechperson benennen, die das Team am Stand empfängt |
Aussteller aus dem Ausland reisen oft erst kurz vor der Messe an. Bestellen Sie die Ausweise trotzdem von zu Hause aus, das Portal funktioniert online. Ein lokaler Fotograf braucht keinen Visumsbrief und keine Hotelbuchung, nur einen Ausweis mit dem richtigen Namen. Die Grundlagen zu Erlaubnis und Hausregeln lesen Sie im Ratgeber Fotografieren auf der Messe.
Bei Pixer klären wir Ausweise und Treffpunkt direkt nach der Buchung mit Ihnen. Für Messen in Essen sitzt unser Büro 30 Sekunden vom Eingang der Messe Essen. Und noch einmal: Die Zugangsregeln legt jeder Veranstalter selbst fest, das Ausstellerhandbuch ist die verbindliche Quelle.
Der übliche Weg für einen beauftragten Fotografen. Sie bestellen ihn im Ausstellerportal.
Die Presseakkreditierung ist für Journalisten gedacht, nicht für Auftragsarbeiten eines Ausstellers.
Für den Besuch gedacht. Für Aufnahmen im Auftrag nicht der richtige Weg.
Oft eigene Ausweise und Regeln. Vorher klären, wenn Sie vor der Öffnung drehen.
Gänge frei halten, Drohnen nur mit Genehmigung, Filmen außerhalb des Stands vorher klären.
Die Regeln unterscheiden sich je Messe. Das Handbuch ist die verbindliche Quelle.
In der Regel Sie als Aussteller, über das Ausstellerportal des Veranstalters. Der Fotograf nennt Ihnen dafür die Namen seines Teams.
Die Presseakkreditierung ist für redaktionelle Berichterstattung gedacht. Für Aufnahmen im Auftrag eines Ausstellers ist der Ausstellerausweis der richtige Weg.
Für Aufnahmen im Auftrag ist es nicht gedacht. Planen Sie einen Ausstellerausweis ein, dann gibt es weder am Eingang noch am Stand Diskussionen.
Meist nicht, beide arbeiten als Dienstleister für Ihren Stand. Manche Veranstalter haben aber eigene Regeln für Filmaufnahmen oder größere Technik. Prüfen Sie das Ausstellerhandbuch.
Der Ausweis regelt den Zutritt. Aufnahmen auf Bühnen des Veranstalters, im Pressezentrum oder an fremden Ständen brauchen oft eine eigene Erlaubnis. Klären Sie das vorab mit dem Veranstalter oder dem betreffenden Aussteller.
Planen Sie etwas Puffer vor dem ersten Termin ein und halten Sie die Kontaktdaten des Ausstellerservice bereit. Eine erreichbare Ansprechperson am Stand löst das meist schnell.
Sie brauchen ein Foto- und Videoteam, das Ausweise, Aufbauzeiten und Hallenregeln kennt? Nennen Sie uns Messe und Termin, wir klären den Zugang direkt nach der Buchung mit Ihnen.
Antwort innerhalb von 24 Stunden. In Messewochen ist WhatsApp am schnellsten.
