Ein Messebudget scheitert selten an einem großen Posten, sondern an vielen kleinen, die niemand eingeplant hat. Dieser Ratgeber zeigt alle Positionen, wie Sie die Anteile für Ihr eigenes Budget berechnen und wo sich sparen lässt, ohne an Wirkung zu verlieren.
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Ein Budget ohne Ziel ist eine Liste von Ausgaben. Bevor Sie Posten sammeln, klären Sie, was die Messe leisten soll: neue Kontakte, Termine mit Bestandskunden, Distributoren für einen neuen Markt, Sichtbarkeit für eine Produkteinführung oder Bewerber. Das Ziel entscheidet, wofür Geld ausgegeben wird. Wer Distributoren sucht, braucht Besprechungsplatz und Material für die Nachbereitung. Wer ein Produkt einführt, braucht eine Bühne und gute Bilder davon. Wie Sie Ziele sauber festlegen, steht im Ratgeber Messeziele definieren.
Danach bauen Sie das Budget von unten auf: jeden Posten einzeln, mit Angebot oder begründeter Schätzung. Ein pauschaler Betrag, der von oben vorgegeben wird, führt fast immer dazu, dass am Ende an den Dingen gespart wird, die nach der Messe wirken.
Wenn Sie aus dem Ausland nach Deutschland kommen, beginnen Sie früher als bei einer Messe im eigenen Land. Spedition, Zollformalitäten, Flüge und Hotels in der Messewoche haben längere Vorlaufzeiten, und die Zentrale will meist die volle Summe sehen, bevor sie die Reise freigibt.
| Posten | Was dazugehört | Wann festlegen |
|---|---|---|
| Standfläche | Flächenmiete, Pflichtpauschalen laut Ausstellerunterlagen | mit der Anmeldung |
| Standbau und Design | Konzept, Bau, Möbel, Grafik, Auf- und Abbau, Einlagerung | früh, wegen langer Vorlaufzeit |
| Technik | Strom, Wasser, Internet, Licht, Monitore, Hängepunkte | nach der Standplanung, Fristen laut Ausstellerhandbuch |
| Logistik | Spedition, Exponate, Zollformalitäten bei Waren aus dem Ausland | früh, vor allem bei Exponaten aus Übersee |
| Reise und Unterkunft | Flüge, Bahn, Hotel, Transfers, Verpflegung | sobald der Termin feststeht |
| Personal | Standteam, Hostessen, Dolmetscher, Überstunden | mit dem Schichtplan |
| Bewirtung | Getränke, Catering, Kundenabend | mit der Einladungsplanung |
| Marketing vor der Messe | Einladungen, Anzeigen, Terminvereinbarung, Social Media | vor dem Versand der Einladungen |
| Foto, Video, Content | Standfotos, Highlight-Video, Interviews, vertikale Clips | sobald Stand und Messetage feststehen |
| Lead-Erfassung und Nachbereitung | App oder Scanner, Follow-up, Reporting | vor der Messe |
| Reserve | Unvorhergesehenes | von Anfang an |
Nicht jede Zeile betrifft jeden Aussteller. Ein Gemeinschaftsstand spart eigenen Standbau, ein Aussteller aus dem Ausland hat höhere Reise- und Logistikkosten. Welche Pauschalen verpflichtend sind und bis wann Technik bestellt werden muss, prüfen Sie im Ausstellerhandbuch des Veranstalters.
Gern wird nach festen Prozentsätzen gefragt, etwa wie viel vom Budget auf Fläche oder Standbau entfallen sollte. Solche Faustregeln helfen wenig, weil die Voraussetzungen zu verschieden sind. Ein Aussteller mit eigenem Systemstand, der in seiner Heimatstadt ausstellt, rechnet ganz anders als ein Unternehmen, das zum ersten Mal aus Übersee nach Deutschland kommt und alles neu bauen lässt.
Sinnvoller ist es, die eigenen Anteile zu berechnen und über mehrere Messen zu vergleichen:
In fast jedem Budget sind Fläche und Standbau die größten Blöcke. Foto und Video sind im Verhältnis ein kleiner Posten, entscheiden aber darüber, wie lange die Investition nach der Messe sichtbar bleibt. Wie sich das messen lässt, beschreibt der Ratgeber ROI von Messe-Content messen.
Drei Posten wirken nach der Messe weiter und sind deshalb schlechte Kandidaten für Kürzungen:
Für Foto und Video reicht meist ein fester Rahmen. Unsere Pakete kosten 990 €, 1.490 € oder 1.990 € zzgl. MwSt., jeweils mit Lieferung innerhalb von 24 Stunden nach Messeende. Mehrkamera-Aufzeichnungen von Bühnenprogrammen kalkulieren wir auf Anfrage. Die Details stehen unter Messefotograf Deutschland.
Eine vollständige Aufgabenliste für die Wochen vor der Messe finden Sie in der Messe-Checkliste für Aussteller.
Das Ziel entscheidet, wofür Geld ausgegeben wird, nicht die Summe aus dem Vorjahr.
Jeder Posten einzeln, mit Angebot oder begründeter Schätzung.
Statt Faustregeln: Ist-Kosten erfassen, Anteile und Kosten pro Kontakt berechnen.
Früh bestellen, Standbau wiederverwenden, Reisen bündeln, ein Team für Foto und Video.
Personal, Nachbereitung und Dokumentation wirken nach der Messe weiter.
Eine feste Quote gibt es nicht. Planen Sie vom Ergebnis her: Welche Bilder und Videos brauchen Vertrieb, Website und Partner nach der Messe? Bei uns liegt der Rahmen je nach Paket bei 990 € bis 1.990 € zzgl. MwSt.
Pflichtpauschalen des Veranstalters, Technikanschlüsse, Transfers, Bewirtung, Nachbereitung und die Arbeitszeit des eigenen Teams vor und nach der Messe.
Das hängt davon ab, wie verlässlich Ihre Angebote sind. Leiten Sie die Höhe aus den Abweichungen zwischen Plan und Ist bei der letzten Messe ab. Bei der ersten Messe planen Sie lieber großzügiger.
Für eine erste Messe oder einen neuen Markt oft ja, weil Standbau und Organisation geteilt werden. Klären Sie vorab, wie viel eigene Fläche und Markenpräsenz Sie bekommen, auch im Hinblick auf Fotos.
Unternehmen außerhalb der EU erhalten die Rechnung ohne deutsche MwSt., Unternehmen aus der EU im Reverse-Charge-Verfahren.
Weniger, als man denkt. Ein kleiner Stand braucht weniger Totalen, aber dieselben Gespräche, Details und Teamfotos. Die Zeit vor Ort zählt mehr als die Quadratmeter.
Sie planen Ihr Messebudget und brauchen einen festen Betrag für Foto und Video? Nennen Sie uns Messe und Termin, Sie erhalten ein Festpreisangebot inklusive Anreise.
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