Diese Checkliste ordnet die Vorbereitung eines Messeauftritts in vier Etappen. Sie sehen, was 30 Tage vorher entschieden sein muss, was in der letzten Woche passiert, wie der Messetag abläuft und was danach zählt.
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Messeauftritte scheitern selten an der großen Idee. Sie scheitern an Kleinigkeiten: Ausstellerausweise, die nicht rechtzeitig bestellt wurden, ein Monitor ohne passendes Kabel, ein Standteam, das nicht weiß, wer die Visitenkarten einsammelt, oder Fotos, die erst drei Wochen nach der Messe eintreffen, wenn niemand mehr darüber spricht.
Deshalb gliedern wir die Vorbereitung in vier Etappen mit klaren Fragen: Was muss 30 Tage vorher entschieden sein? Was muss 7 Tage vorher erledigt sein? Was passiert am Messetag in welcher Reihenfolge? Und was geschieht in den Tagen danach? Jede Etappe hat eine Aufgabe. Wer eine Etappe überspringt, holt sie später unter Zeitdruck nach, meist am Stand und vor Kunden.
Die Liste ist bewusst allgemein gehalten. Fristen, Hallenöffnungszeiten und Regeln zu Strom, Internet, Reinigung oder Fotografie legt jeder Veranstalter selbst fest. Prüfen Sie diese Punkte immer im Ausstellerhandbuch des Veranstalters.
Einen Monat vor der Messe geht es um Entscheidungen, nicht um Details. Alles, was Lieferzeiten hat oder andere Personen bindet, gehört in diese Etappe.
In der letzten Woche wird aus dem Plan eine Ausführung. Jetzt entscheiden Sie, was konkret am Stand passiert und wer es verantwortet.
Ein Punkt wird oft vergessen: der Zustand des Stands für die Kamera. Was Sie dafür tun können, steht im Ratgeber Messestand für Fotos vorbereiten.
Der Messetag selbst hat einen festen Rhythmus. Die Uhrzeiten unten sind ein Beispiel für eine Messe mit Einlass um 9:00 Uhr. Wann Aussteller in die Halle dürfen, steht im Ausstellerhandbuch.
Wenn Pixer an Ihrem Stand fotografiert, erhalten Sie die ersten Bilder meist noch am selben Tag, alles Weitere innerhalb von 24 Stunden nach Messeende. So können Sie schon während der Messe posten.
Nach dem Abbau beginnt die Phase, in der sich der Aufwand auszahlt oder verpufft. Leads verlieren schnell an Wert, und Content wirkt am stärksten, solange die Messe noch Gesprächsthema ist.
Wie Sie diese Tage strukturieren, beschreibt der Ratgeber Messe-Nachbereitung.
Ziel, Team, Buchungen und Bestellungen mit Lieferzeit. Alles, was andere Personen bindet.
Shotlist, Briefing, Technik-Test und Standkiste. Aus dem Plan wird eine Ausführung.
Standfotos vor Einlass, Gespräche am Vormittag, Teamfoto und Interviews am Nachmittag.
Leads zügig nachfassen, Content veröffentlichen, Ergebnis gegen das Ziel prüfen.
Fristen und Regeln unterscheiden sich je Veranstalter. Immer dort nachlesen.
Foto und Video gehören in die 30-Tage-Etappe, nicht in die letzte Woche.
Die großen Entscheidungen wie Standfläche, Standbau und Budget fallen meist Monate vorher. Diese Checkliste setzt 30 Tage vorher an, wenn Team, Buchungen, Material und Kommunikation konkret werden.
Im Ausstellerhandbuch oder im Ausstellerportal des Veranstalters. Die Fristen unterscheiden sich von Messe zu Messe, deshalb sollten Sie sie früh in einen gemeinsamen Kalender übertragen.
Vor Einlass, wenn der Stand aufgeräumt ist und noch keine Besucher da sind. Gesprächsfotos entstehen dagegen am Vormittag, wenn am Stand echte Aktivität herrscht.
Bei Pixer kommen die ersten Bilder meist noch am selben Tag. Die vollständige Auswahl liefern wir innerhalb von 24 Stunden nach Messeende, inklusive zwei Korrekturschleifen.
Klebeband, Kabelbinder, Mehrfachsteckdose, Ladegeräte, Reinigungstücher, Mikrofasertuch für Displays, Ersatzvisitenkarten, Pflaster und Wasser. Kleinigkeiten, die am Messetag sonst niemand hat.
Wenn Foto und Video schon in der 30-Tage-Etappe gebucht sind, bleibt am Messetag Zeit für Gespräche. Fragen Sie Ihren Termin an, wir melden uns mit einem konkreten Vorschlag.
Antwort innerhalb von 24 Stunden. In Messewochen ist WhatsApp am schnellsten.
