Die erste Messestunde ist der schlechteste Moment, um festzustellen, dass ein Bildschirm schwarz bleibt oder niemand weiß, wer Besucher begrüßt. Eine kurze, strukturierte Generalprobe verlegt diese Probleme in eine Zeit ohne Besucher. So gehen Sie vor.
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Viele Standteams reisen am Tag vor der Eröffnung an, müde von Fahrt oder Flug, und übernehmen einen Stand, den der Standbauer gerade erst übergeben hat. Niemand hat ihn bisher benutzt. Die Bildschirme haben die endgültigen Dateien noch nie abgespielt, die Vorführung lief noch nicht am Hallenstrom, und die Hälfte des Teams sieht den Stand zum ersten Mal.
Eine Generalprobe ist keine Theaterinszenierung. Sie ist ein Durchgang durch alles, was am ersten Morgen passiert: wer wo steht, was auf den Bildschirmen läuft, wie ein Gespräch beginnt und wo ein Lead landet. Was Sie am Vorabend finden, lösen Sie noch mit Standbauer oder Hallentechnik. Was zehn Minuten nach Öffnung auffällt, kostet Gespräche.
Zwei kurze Termine funktionieren besser als ein langer:
| Wann | Was | Zeitbedarf |
|---|---|---|
| Aufbautag, abends | Technik, Vorführung, Lager, Rundgang mit der Standleitung | etwa 60 bis 90 Minuten |
| Eröffnungstag, vor Einlass | Durchlauf mit dem Team, Rollen, Positionen, letzte Kontrollen | etwa 20 bis 30 Minuten |
Wann Aussteller an Aufbautagen und am Eröffnungsmorgen in die Halle dürfen und ab wann der Standstrom anliegt, unterscheidet sich von Messe zu Messe. Prüfen Sie das im Ausstellerhandbuch des Veranstalters. Ist der Stand am Aufbauabend noch nicht fertig, proben Sie, was steht, und verlegen den Technik-Check mit Puffer auf den Morgen. Planen Sie die Probe auch in die Reiseplanung ein: Landet der Flug erst spät am Aufbautag, schrumpft das Zeitfenster am Abend, und der Morgen wird wichtiger. Mehr zum Aufbautag im Ratgeber Aufbautag richtig nutzen.
Internationale Teams arbeiten oft mit Personal vor Ort, Hostessen oder Dolmetschern, die sie erst am Stand kennenlernen. Für diese Kräfte ist die Probe das einzige Briefing. Geben Sie ihnen die wichtigsten Produktfakten auf einer Seite, zeigen Sie ihnen die Lead-Erfassung und vereinbaren Sie, welche Fragen sie an die Fachleute weitergeben.
Wer bei der Probe fehlte, holt sie mit einer kurzen schriftlichen Zusammenfassung nach. Kleidung, Haltung und Gespräche vor der Kamera behandelt der Ratgeber Standpersonal briefen.
Wenn ein Fotograf oder ein Filmteam Ihre Messe begleitet, ist die Generalprobe der beste Moment, den Plan abzustimmen. Drei Punkte sparen später am meisten Zeit:
Sagen Sie dem Team außerdem, wer nicht fotografiert werden möchte und welche Exponate nicht ins Bild dürfen. Wenn wir eine Messe begleiten, gehen wir vor Einlass gern ein paar Minuten mit der Standleitung über den Stand: wo die Vorführung stattfindet, wer Interviews gibt, welche Produkte am wichtigsten sind. Diese Minuten ersparen im Tagesverlauf viele Rückfragen. Siehe auch Messestand für Fotos vorbereiten.
Etwas geht während der Messe trotzdem schief. Einen Plan für größere Probleme finden Sie im Ratgeber Notfallplan für die Messe.
Technik am Aufbauabend, Durchlauf mit dem Team vor Einlass.
Aus jedem Gang auf den Stand zugehen und prüfen, was zuerst ins Auge fällt.
Bildschirme, Vorführung und Lead-App unter Messebedingungen testen.
Begrüßung, Fachgespräch, Lead-Erfassung, Presse: Jeder kennt seinen Platz.
Leere Standfotos, Positionen für die Vorführung und die Interviewecke früh klären.
Schutzfolie ab, Kleinkram außer Sicht, Stand bereit für den ersten Besucher.
Die Standleitung, die Ziele und Team kennt. Für den Technikteil sollte jemand vom Standbauer oder Ihr eigener Techniker dabei sein.
Proben Sie die fertigen Teile, halten Sie offene Punkte mit dem Standbauer fest und verlegen Sie den Technik-Check mit zusätzlicher Zeit auf den Eröffnungsmorgen.
Bei einem kleinen Stand mit wenig Technik oft ja. Mit Vorführungen, mehreren Bildschirmen oder Bühnenprogramm gibt Ihnen der Vorabend Zeit, Gefundenes zu beheben.
Es hilft, wenn er zu dieser Zeit ohnehin die leeren Standfotos macht. Mindestens sollten Positionen, Prioritäten und Tabuzonen vor Einlass mit dem Team abgestimmt sein.
Das hängt von Messe und Gelände ab. Die Zugangszeiten für Aussteller und Dienstleister stehen im Ausstellerhandbuch des Veranstalters.
Einmal auf der Bühne oder am eigenen Stand mit den echten Folien, Mikrofon und Presenter durchsprechen und die Zeit stoppen. Klären Sie dabei, wo Fotograf oder Kamera stehen können.
Buchen Sie Foto und Video früh genug, um das Team in die Generalprobe einzubeziehen. Nennen Sie uns Messe, Aufbautag und Öffnungszeit, wir planen den Dreh danach.
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