Eine Gastveranstaltung ist eine Messe oder ein Kongress, den ein externer Veranstalter auf einem Messegelände durchführt. Die Messegesellschaft vermietet dafür Hallen und Services, organisiert die Veranstaltung aber nicht selbst.
Deutsche Messegesellschaften betreiben ihr Gelände und organisieren viele Messen selbst. Daneben vermieten sie Hallen an externe Veranstalter, etwa private Messeunternehmen, Verbände oder Verlage. Diese Messen heißen Gastveranstaltungen, im Unterschied zu den Eigenveranstaltungen der Messegesellschaft. Beide Formen sind auf deutschen Messegeländen üblich, und für Besucher ist der Unterschied meist nicht zu erkennen.
Bei einer Gastveranstaltung ist der Gastveranstalter Ihr Vertragspartner. Er vergibt die Flächen, bestimmt Konzept und Termine und legt die Teilnahmebedingungen fest. Das Gelände, die Haustechnik und die Hausordnung stammen dagegen von der Messegesellschaft, die das Gelände betreibt.
Für Aussteller bedeutet das oft zwei Ansprechpartner. Anmeldung, Platzierung, Ausweise und Rahmenprogramm laufen über den Gastveranstalter. Technische Richtlinien, Anschlüsse und Serviceleistungen auf dem Gelände kommen häufig von der Messegesellschaft und ihren Servicepartnern. Das Ausstellerhandbuch fasst beides oft zusammen, manchmal gibt es aber getrennte Portale.
Klären Sie deshalb früh, wer wofür zuständig ist. Fristen können sich unterscheiden, und nicht jede Leistung ist dort buchbar, wo Sie sie erwarten. Das betrifft zum Beispiel Strom, Internet oder Reinigung. Notieren Sie sich für beide Seiten die richtigen Ansprechpartner und Portale, bevor die ersten Fristen ablaufen.
Auch für Foto und Video gelten zwei Regelwerke: die Bedingungen des Gastveranstalters und die Hausordnung des Geländes. Wer Ausweise für Dienstleister ausstellt und ob Aufnahmen auf Bühnen oder in Gängen erlaubt sind, entscheidet meist der Veranstalter der jeweiligen Messe.
Bei jeder Anfrage klären wir, wer die Messe veranstaltet und woher die Ausweise kommen. Für die Arbeit am Stand macht es kaum einen Unterschied, ob es eine Gast- oder eine Eigenveranstaltung ist. Wir kennen die großen deutschen Messegelände mit ihren Hallen und Eingängen, auch wenn eine Messe dort von einem anderen Veranstalter organisiert wird. Das spart am Messetag Zeit bei Anfahrt und Treffpunkt. Die Ausweise für unser Team bestellen Sie wie gewohnt über das Portal des Veranstalters.
Grundlagen zu Erlaubnis, Ausweisen und Hausregeln finden Sie im Ratgeber Fotografieren auf der Messe.
Am Veranstalter, der in den Teilnahmebedingungen und im Impressum der Messe-Website steht. Ist dort nicht die Messegesellschaft des Geländes genannt, handelt es sich meist um eine Gastveranstaltung.
In der Regel der Gastveranstalter über sein Ausstellerportal. Einzelne Leistungen auf dem Gelände buchen Sie teilweise direkt bei der Messegesellschaft.
Schreiben Sie uns Messe, Termin und Halle. Wir klären mit Ihnen Ausweise und Ablauf und liefern Fotos und Videos innerhalb von 24 Stunden nach Messeende.
Antwort innerhalb von 24 Stunden. In Messewochen ist WhatsApp am schnellsten.
