Das Ausstellerhandbuch ist die Sammlung aller Informationen, Regeln und Fristen, die der Veranstalter für Aussteller einer Messe bereitstellt. Es umfasst unter anderem technische Richtlinien, Auf- und Abbauzeiten, Ausweise, Serviceleistungen und die Hausordnung.
Das Ausstellerhandbuch, oft auch Service-Dokumentation oder Aussteller-Portal genannt, ist die wichtigste Informationsquelle für jeden Aussteller. Heute wird es meist online bereitgestellt, häufig mit einem Shop für Serviceleistungen wie Strom, Wasser, Internet, Reinigung oder zusätzliche Ausweise.
Typische Inhalte sind die technischen Richtlinien für den Standbau, Termine für Auf- und Abbau, Anlieferung und Logistik, Regeln für Ausweise und Zutritt, Brandschutz, Hausordnung und die Bedingungen für Werbung auf dem Gelände. Auch Regeln zum Fotografieren und Filmen stehen dort oder in der Hausordnung der Messe.
Das Ausstellerhandbuch ist lang, und viele Aussteller lesen es erst, wenn ein Problem auftaucht. Besser ist es, die wichtigsten Fristen gleich nach der Anmeldung in den eigenen Kalender zu übertragen. Viele Serviceleistungen sind bis zu einem bestimmten Datum günstiger oder nach Ablauf gar nicht mehr buchbar.
Geben Sie die technischen Richtlinien an Ihren Messebauer weiter und klären Sie, wer die Genehmigungen einreicht. Prüfen Sie außerdem, welche Regeln für Musik, Vorführungen, Bühnenprogramme und Bewirtung am Stand gelten.
Für Fotos und Videos lohnt ein Blick in die Abschnitte zu Zutritt und Hausordnung. Dort steht, ab wann Dienstleister in die Halle dürfen, ob Stative oder Leuchten angemeldet werden müssen und was für Aufnahmen auf fremden Ständen oder in öffentlichen Bereichen gilt. Leiten Sie diese Punkte an alle weiter, die für Sie auf der Messe arbeiten, auch an externe Dienstleister.
Vor jedem Auftrag fragen wir, auf welcher Messe und in welcher Halle Sie ausstellen, und prüfen die Regeln, die für uns relevant sind: Zutrittszeiten, Ausweise und die Bedingungen für Foto und Video. Wenn etwas unklar ist, klären wir es mit Ihnen, bevor wir anreisen.
Aufnahmen auf dem eigenen Stand sind in der Regel unproblematisch. Anders sieht es bei Aufnahmen in Gängen, auf Bühnen des Veranstalters oder von anderen Ständen aus. Mehr dazu im Ratgeber Fotografieren auf der Messe: was erlaubt ist. Im Zweifel klärt eine kurze Nachfrage beim Veranstalter die Lage schnell.
Meist im Online-Portal des Veranstalters, zu dem Sie nach der Anmeldung Zugang erhalten. Einzelne Dokumente gibt es oft auch als PDF.
Häufig ja, entweder im Handbuch selbst oder in der Hausordnung der Messe. Für Aufnahmen auf dem eigenen Stand gelten meist keine besonderen Einschränkungen.
Schreiben Sie uns Messe, Termin und Halle. Wir kümmern uns um Ablauf und Zeitplan der Aufnahmen und liefern innerhalb von 24 Stunden nach Messeende.
Antwort innerhalb von 24 Stunden. In Messewochen ist WhatsApp am schnellsten.
