Der Messeveranstalter ist das Unternehmen, das eine Messe plant, vermarktet und durchführt. Er vergibt die Standflächen und legt die Regeln für Aussteller fest.
In Deutschland sind viele Messegesellschaften zugleich Betreiber des Geländes und Veranstalter eigener Messen, etwa Messe Düsseldorf, Koelnmesse, Messe Frankfurt, Deutsche Messe in Hannover oder Messe München. Daneben gibt es private Veranstalter und Verbände, die Hallen anmieten und dort ihre Messen ausrichten, sogenannte Gastveranstaltungen. Für Aussteller macht das einen Unterschied, weil Regeln und Ansprechpartner dann vom Gastveranstalter kommen, nicht von der Messegesellschaft.
Der Veranstalter bestimmt Termin, Konzept, Zielgruppe und Hallenaufteilung, vergibt die Standflächen, organisiert Besucherwerbung und Rahmenprogramm und legt in den Teilnahmebedingungen und im Ausstellerhandbuch fest, was Aussteller dürfen und müssen.
Für Aussteller ist der Veranstalter der wichtigste Vertragspartner rund um die Messe. Von ihm kommen Anmeldung, Standzuteilung, Ausstellerausweise, technische Richtlinien, Fristen für Aufbau und Abbau sowie Regeln für Lautstärke, Musik, Werbung im Gang und Foto- und Videoaufnahmen.
Gerade beim Thema Foto und Video lohnt ein Blick in die Unterlagen. Manche Veranstalter verlangen, dass externe Fotografen und Videografen als Dienstleister angemeldet werden oder einen Ausstellerausweis tragen. Oft gibt es Regeln zu Stativen in den Gängen, zu Drohnen, zum Fotografieren fremder Stände oder zu Aufnahmen auf Bühnen. Die Regeln unterscheiden sich von Messe zu Messe und können sich ändern. Klären Sie deshalb rechtzeitig vor der Messe, was gilt, und geben Sie Ihrem Foto- und Videoteam die nötigen Informationen und Ausweise rechtzeitig weiter.
Am Messetag zeigt sich die Arbeit des Veranstalters in Einlasskontrollen, Hallenzeiten und Sicherheitsregeln. Ein Foto- und Videoteam muss diese Vorgaben kennen, um pünktlich und ohne Probleme am Stand arbeiten zu können. Wer früh vor Einlass leere Standfotos plant, muss zum Beispiel wissen, ab wann Dienstleister in die Halle dürfen.
Bei Pixer klären wir vor dem Einsatz mit Ihnen, welche Ausweise und Anmeldungen der Veranstalter verlangt. Da wir regelmäßig auf den großen deutschen Messegeländen arbeiten, von der Messe Essen, 30 Sekunden vom Eingang entfernt, bis Düsseldorf, Köln, Frankfurt, Hannover, Berlin und München, sind uns die Abläufe vor Ort vertraut.
Am eigenen Stand ist Fotografieren meist erlaubt, doch viele Veranstalter haben Regeln für externe Dienstleister. Prüfen Sie das Ausstellerhandbuch.
In der Regel der Veranstalter, oft über das Ausstellerportal. Manchmal erhalten Aussteller ein Kontingent an Ausweisen für ihr Standpersonal und Dienstleister.
Sie sind unsicher, was Ihr Veranstalter für Foto und Video vorschreibt? Schreiben Sie uns Messe und Datum, wir klären die Details mit Ihnen.
Antwort innerhalb von 24 Stunden. In Messewochen ist WhatsApp am schnellsten.
