Visaregeln hängen von der Staatsangehörigkeit ab und ändern sich, deshalb entscheiden immer die offiziellen Stellen. Dieser Ratgeber zeigt den allgemeinen Ablauf für Messeteams aus Nicht-EU-Ländern: was in welcher Reihenfolge zu tun ist und wo die aktuellen Regeln stehen.
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Deutschland gehört zum Schengen-Raum. Ob ein Mitarbeiter für eine kurze Geschäftsreise ein Visum braucht, hängt von seiner Staatsangehörigkeit ab, manchmal von der Art des Passes und von Regeln, die sich ändern können. Prüfen Sie jeden Reisenden einzeln, nicht das Unternehmen als Ganzes: In einem Team mit verschiedenen Staatsangehörigkeiten können unterschiedliche Anforderungen gelten.
Verlässliche Quellen sind die Website des Auswärtigen Amts, die Website der deutschen Botschaft oder des Generalkonsulats, das für den Wohnsitz zuständig ist, und die offiziellen EU-Informationen zum Schengen-Visum. Viele deutsche Auslandsvertretungen arbeiten für Termine und Antragsannahme mit einem externen Dienstleister; welcher das ist, steht auf der Website der Vertretung. Verlassen Sie sich nicht auf Foren, Zusammenfassungen von Agenturen oder die Erfahrung vom letzten Jahr.
Auch Reisende ohne Visumpflicht sollten kurz vor der Reise die aktuellen Einreisebestimmungen prüfen. Die Verfahren an den EU-Außengrenzen, etwa die Erfassung biometrischer Daten, haben sich in den letzten Jahren geändert; was heute gilt, beschreiben die offiziellen Seiten der EU und der Bundesregierung.
Die genaue Liste steht im Merkblatt der Vertretung, bei der der Antrag gestellt wird, und dieses Merkblatt ist verbindlich. Für ein Schengen-Geschäftsvisum verlangen Vertretungen typischerweise:
Viele deutsche Veranstalter stellen registrierten Ausstellern und ihrem Standpersonal Einladungsschreiben oder Bestätigungen aus, meist über das Ausstellerportal. Suchen Sie auf der Messewebsite nach einem Bereich zum Visum, oder fragen Sie den Ausstellerservice. Der Veranstalter braucht die exakten Passdaten jeder Person; sammeln Sie diese früh und prüfen Sie die Schreibweise am Pass.
Die offiziellen Regeln legen fest, wie früh ein Antrag frühestens gestellt werden kann und bis wann er spätestens eingereicht sein muss; die Website der Vertretung nennt die aktuellen Vorgaben. Bearbeitungszeiten schwanken je nach Land und Jahreszeit, und Termine können in stark nachgefragten Zeiten knapp werden. Die praktische Folgerung: Starten Sie das Visumverfahren, sobald der Stand bestätigt ist, nicht erst, wenn die Flüge gebucht sind.
| Wann | Was |
|---|---|
| Stand bestätigt | Reisende auflisten, Visumpflicht pro Person prüfen, Einladungsschreiben anfordern |
| Einladung liegt vor | Termine bei der Vertretung buchen, Unterlagen sammeln, Hotel mit flexibler Rate reservieren |
| Visa erteilt | Flüge buchen oder bestätigen, Standteam und Schichten festlegen |
| Messewoche | Kopien von Einladung, Hotelbuchung und Versicherung mitführen |
Halten Sie Reisebuchungen stornierbar oder umbuchbar, bis alle Visa erteilt sind. Und planen Sie den Fall ein, dass eine Person ihr Visum nicht rechtzeitig erhält: Wer ersetzt sie am Stand, wer übernimmt ihre Termine?
Die großen internationalen Flughäfen sind Frankfurt, München, Düsseldorf und Berlin; auch Köln/Bonn, Hamburg, Hannover, Stuttgart und Nürnberg haben Flughäfen. Für die MEDICA und andere Düsseldorfer Messen liegt der Flughafen Düsseldorf nah am Gelände, für die electronica ist es München, zur HANNOVER MESSE fliegen viele Besucher nach Hannover oder Frankfurt und fahren mit der Bahn weiter. In Messewochen ist die Bahn oft die verlässlichere Wahl, weil die Straßen rund um die Gelände voll sind. Viele deutsche Messegelände schließen den Nahverkehr in Ausstellerausweis oder Besucherticket ein; ob das gilt, steht auf der Messewebsite.
Buchen Sie Hotels, sobald der Stand bestätigt ist. In großen Messewochen sind Zimmer in Messenähe knapp, und die Preise steigen. Üblich ist es, in einer Nachbarstadt mit direkter Bahnverbindung zu übernachten, bei einer Messe in Düsseldorf etwa in Essen oder Köln. Kleine praktische Punkte für Gäste aus dem Ausland: Deutsche Steckdosen sind Typ F mit 230 Volt, die meisten Geschäfte haben sonntags geschlossen, und manche Restaurants und Kioske bevorzugen Bargeld.
Ein Visum gilt für Menschen, nicht für Waren. Exponate, Muster und Ausrüstung aus Ländern außerhalb der EU müssen verzollt werden. Für Dinge, die nach der Messe zurückgehen, kann ein Carnet ATA die vorübergehende Einfuhr erleichtern; ausgestellt wird es in vielen Ländern von der Handelskammer. Der offizielle Messespediteur berät zu Anlieferzeiten, Leergutlagerung und Zollformalitäten. Lebensmittelproben für Messen wie die Anuga oder die ISM, Kosmetik, Medizinprodukte und Akkus können zusätzlichen Regeln unterliegen; klären Sie das vor dem Versand, nicht an der Grenze.
Dasselbe gilt für Kameratechnik. Ein Team, das den eigenen Videografen mitbringt, muss auch dessen Ausrüstung abfertigen lassen, meist mit Carnet. Das ist ein Grund, über ein Team vor Ort nachzudenken; die Abwägung steht im Ratgeber Lokaler Fotograf oder eigenes Team mitbringen.
Visa, Einladungsschreiben und Reisebuchungen übernehmen wir nicht; das gehört zum Veranstalter, zu Ihren deutschen Partnern und zu den Auslandsvertretungen. Wir sorgen dafür, dass die Messe dokumentiert wird, auch wenn sich Ihre Reisepläne kurzfristig ändern. Unser Team sitzt in Essen, arbeitet auf den Messegeländen in Düsseldorf, Köln, Essen, Frankfurt, Hannover, München und weiteren deutschen Städten und braucht weder Visum noch Carnet.
Kann ein Kollege nicht anreisen, zeichnen wir ein kurzes Statement des Teams am Stand auf, fotografieren die Termine, die Kollegen für ihn übernehmen, und senden erste Fotos noch am selben Tag, damit die Zentrale den Stand sieht, während die Messe läuft. Das komplette Material folgt innerhalb von 24 Stunden nach Messeende. Die Organisation eines Messeauftritts insgesamt beschreibt der Leitfaden für ausländische Aussteller.
Die Staatsangehörigkeit entscheidet, deshalb jeden Reisenden einzeln auf offiziellen Seiten prüfen.
Die Unterlagenliste der Botschaft oder des Konsulats, bei dem Sie beantragen, ist verbindlich.
Registrierte Aussteller können Einladungsschreiben oft über das Ausstellerportal anfordern.
Beginnen Sie, sobald der Stand bestätigt ist, nicht erst mit der Flugbuchung.
Stornierbare Flüge und Hotelraten, bis alle Visa erteilt sind.
Muster und Ausrüstung müssen verzollt werden, oft mit einem Carnet ATA.
Die Bearbeitungszeit hängt von Land, Vertretung und Jahreszeit ab. Aktuelle Angaben stehen auf der Website der Vertretung. Beantragen Sie so früh, wie es die Regeln erlauben, und buchen Sie vor der Entscheidung nichts, was sich nicht stornieren lässt.
In der Regel der Veranstalter für registrierte Aussteller und ihr Standpersonal oder ein deutscher Geschäftspartner. Sehen Sie im Visumbereich der Messewebsite nach oder fragen Sie den Ausstellerservice.
Nein. Wir sind nicht der Veranstalter und stellen keine Einladungen aus. Foto- und Videobuchungen bestätigen wir schriftlich, welche Unterlagen für ein Visum zählen, entscheidet aber die Vertretung.
Ein einheitliches Schengen-Visum erlaubt grundsätzlich Reisen im Schengen-Raum, es gibt aber Ausnahmen. Prüfen Sie die Angaben auf dem Visum selbst und fragen Sie im Zweifel die ausstellende Vertretung.
Halten Sie einen Ersatzplan für Stand und Termine bereit. Der Ablehnungsbescheid nennt die möglichen Schritte. Dokumentiert wird die Messe trotzdem: Unser Team begleitet den Stand und schickt erste Fotos noch am selben Tag.
Waren aus Ländern außerhalb der EU müssen grundsätzlich verzollt werden, die Regeln hängen von Art und Wert ab. Fragen Sie vor dem Versand Ihren Spediteur oder den offiziellen Messespediteur.
Ihr Team reist zu einer Messe in Deutschland? Buchen Sie Foto und Video, sobald der Stand bestätigt ist. Wir sind vor Ort, egal was mit Flügen und Visa passiert.
Antwort innerhalb von 24 Stunden. In Messewochen ist WhatsApp am schnellsten.
